Lograr impacto en la era de la inmediatez

Organizar eventos complejos en muy poco tiempo se ha convertido en una constante de las corporaciones de esta época. Las empresas que se encargan de esto tienen la obligación de atender las urgencias pero siempre con la mira en la sustentabilidad a largo plazo.

Uno de los principales cambios de paradigma de los últimos tiempos es la inmediatez. La gente quiere hacer todo ya, no hay tiempo para esperar. Esto se refleja en cada una de las actividades. Antes íbamos a la biblioteca a estudiar, tardábamos semanas en resumir apuntes y conseguir el material. Hoy, con un solo click en Google tenemos toda la información al alcance de la mano.

El paulatino aumento de los millennials en los puestos jerárquicos de las empresas hace que los eventos corporativos (grandes, medianos o pequeños) corran la misma suerte. Organizar eventos complejos y otros no tanto en muy poco tiempo se ha convertido en una constante.

Esto trae muchas dificultades en todos los ítems que un evento involucra, desde la dificultad para aprobar presupuestos, facturar y cobrar adelantos, hasta la producción de videos, contratación de artistas, entre otros. Pero, fundamentalmente, atenta contra la creatividad que la mayoría de las veces requiere de procesos para estar alineados a los objetivos de cada empresa.

Lo urgente y lo necesario

Lo cierto es que hay rubros más sensibles que otros. Queda claro que si no conseguimos un sonido, una pantalla o un escenario seguramente lo podremos reemplazar por otro proveedor, lo mismo con un show o un conductor/animador. Pero, ¿qué pasa con aquellas cosas que son fundamentales pero no urgentes a la hora de organizar cualquier evento?

Si definimos una urgencia como algo importante no atendido a tiempo, poner el foco en lo importante es lo que va a hacer que tengamos menos urgencias. ¿Cuáles son esas cosas importantes? Es casi una obviedad decir que no se podría hacer ningún evento sin un lugar o un catering o un sonido, pero hay tantos otros rubros que no son urgentes la seguridad, hacer que los eventos sean sustentables, hacer eventos inclusivos y fundamentalmente hacer que los eventos actúen como una herramienta de comunicación de altísimo impacto.

Corriendo detrás de las urgencias, corremos el alto riesgo de perder el foco, el para qué de cada encuentro. Ser proactivos y generar propuestas antes de que nos llamen los clientes es una buena receta. Si sabemos que en junio viene el mundial, no esperemos a mayo para que nos llamen las empresas, hay que empezar a trabajar ya en la creatividad para que no nos encuentre desprevenidos.

Ser previsores

Haciendo un paralelo con un hospital, podríamos decir que no podemos poner a todos los médicos en la sala de guardia ni a todos los médicos en los consultorios, hay algunos que atienden las urgencias (guardia) y otros que toman turnos y atienden a los pacientes de consultorio.

Las empresas organizadoras de eventos tenemos la obligación de estar organizadas para atender las urgencias, a las que se debe dar respuesta, pero debemos ser proactivos con la seguridad, con la sustentabilidad, con la creatividad y con los contenidos, con equipos independientes que nos garanticen el largo plazo.

No atender estas cosas que se encuentran en el cuadrante de lo importante, inexorablemente nos irá generando más y más urgencias. Si queremos ser sustentables en todo sentido, tenemos que salir del diagnóstico (que los clientes siempre están apurados) y estar preparados, siendo proactivos y organizados, y tomando esto como parte de una nueva realidad.

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