Miércoles  23 de Enero de 2019

Cómo lidiar con la desorganización en un equipo de trabajo

Escritorios con pilas de papeles, agendas desordenadas o colaboradores que no llegan a tiempo a las reuniones son situaciones que impactan en la productividad del equipo. Consejos para cambiar estos hábitos.

Cómo lidiar con la desorganización en un equipo de trabajo

Convivir con la desorganización, tanto de un empleado como de un líder, puede ser una experiencia enloquecedora. Según un informe del Harvard Business Review, puede ser muy frustrante lidiar con este tipo de personas. Abordar este problema puede ser difícil, pero es necesario para que la productividad del equipo mejore.

"Primero, es importante explicitar a qué nos referimos con desorden. Si, por ejemplo, se trata de pilas de papeles en el escritorio, una desorganización de agendas, o no estar a tiempo para reuniones o conversaciones de trabajo", señala Gonzalo Rossi, CEO de Whalecom y experto en neuroliderazgo y gestión del cambio.

En la misma línea, Matías Ghidini, General manager de GhidiniRodil, destaca otra cuestión: no es lo mismo quién es la persona desordenada dentro del equipo. "Si es un jefe, se verá un impacto mayor en la pérdida de tiempo y el equipo se terminará volviendo ineficiente. Además, empiezan a surgir problemas de comunicación y las prioridades no quedan claras. De esta forma, se genera desmotivación en el equipo. En el caso de un colaborador, el desorden puede generar malos resultados, pero es más fácil de corregir", desarrolla.

Cuando el desorden está ligado al incumplimiento de procesos, el líder tendrá que ver hasta qué punto esa falta tiene que ver con el estilo de trabajo del colaborador, o si se genera por una sobrecarga de trabajo o si la persona tiene las competencias necesarias para realizar las tareas que conllevan su posición. "En el primer caso, el líder tiene que poder dar feedback. En el segundo ejemplo, son pocos los jefes a los que les resulta fácil reconocer que alguien está tapado de trabajo. En el tercer caso, el líder debe saber hasta dónde puede dar un colaborador. Si el desafío está muy por encima de las capacidades de esa persona, se puede generar mucho estrés o desorganización en esa persona", explica Rossi.

Según los especialistas, la acumulación de papeles sobre la mesa transmite la sensación de estar siempre retrasado y fatiga el cerebro, ya que fuerza a pensar en más de una cosa a la vez. El punto de partida es evidente: hay que despejar la mesa por completo. Esto permitirá concentrarse solo en la tarea. Lejos de la tan extendida creencia de que una mesa limpia es la de alguien que no trabaja, hay que pensar que es la de alguien organizado y, por tanto, que busca la eficiencia. El desorden es sinónimo de mala concentración. Por otro lado, si se observan los intentos de tratar de poner orden a las oficinas, la excusa de fomentar los escritorios despejados a menudo ha significado un acotamiento de la libertad de los empleados para gestionar sus propios asuntos.

Para Alejandro Melamed, director General de Humanize Consulting, en las firmas se busca que las cosas fluyan, que haya una conexión entre los integrantes y que estén alineados. "Hoy, se requieren de estilos distintos, que se complementen. Muchas veces, la gente que tiende a la desorganización no logra complementarse con los integrantes del equipo, lo cual repercute negativamente en los objetivos", explica.

Algunos tips de Melamed para ayudar a los colaboradores desorganizados son: escucharlos, transparentar el problema, fijar fechas precisas para determinados objetivos y mostrar las consecuencias concretas del desorden. "Es importante que la persona entienda por sí misma porque es necesario que cambie sus pautas de trabajo", asegura el especialista.

Como el cambio de hábitos no es algo que ocurra de un día para el otro, el líder puede cambiar algunas reglas de juego para impactar en el comportamiento del colaborador. Rossi ejemplifica: "Si un empleado desorganizado suele entregar los informes a último momento y esto no le permite al líder prepararse correctamente para estudiarlo e integrarlo en una presentación a sus superiores, ese jefe puede cambiar la fecha límite de entrega de esos reportes para minimizar el impacto negativo".

Una de las características más comunes de los trabajadores desorganizados es la incapacidad de asignar adecuadamente su tiempo a tareas particulares. "No pueden priorizar porque ni siquiera saben por dónde empezar. Si este es el caso de su empleado, ayúdelo a aprender a dividir sus tareas en partes más pequeñas", señala el informe de Harvard Business Review. Al principio de un proyecto, se recomienda que el líder y el colaborador se sienten juntos y, usando un pizarrón, establezcan hitos, metas y resultados de la gestión del proyecto.

Según el informe de Harvard Business Review, que un líder sea empático es clave en estos casos. Debe preguntarse: "¿El empleado siempre ha sido así? ¿O este comportamiento es nuevo?". Invocar la compasión le ayudará a acercarse a su empleado.

Tips

- Dimensionar el problema.

- Evaluar las competencias.

- Entender si los cambios en la organización afectan al colaborador en particular.

- Entender si es algo regular o coyuntural.

- Conversar y dar feedback.

- Ayudar a desmenuzar lo grande en pequeñas tareas más medibles.

- Proveer métodos de organización.

- Ser claro con el impacto en los otros y en el resultado si lo hubiere.

- Revisar procesos y carga de trabajo. Puede que haya fuentes de desorganización que no tengan que ver solamente con el estilo.

- Tener presente la cultura.

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