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Cómo aumentar la productividad en los peores momentos

Cómo aprovechar positivamente aquellas instancias en las que cuesta mucho ponerse a trabajar.

Cómo aumentar la productividad en los peores momentos

Si bien los días pre y post-feriados, viernes u otras fechas especiales son complejas a la hora de sentarse a trabajar, los especialistas encuentran tips a fin de convertirlos en efectivos. Laura Bitocco, gerente General de Hidalgo & Asociados, destaca que hay que dejar para dichos momentos las tareas que exijan menos responsabilidad y decisión: "Es clave dejar para ese entonces algunos temas donde haya que pensar menos y ayuden a relajarse. Los SOS no hay que tocarlos en situaciones donde la mente empieza a fugarse hacia otros lugares o donde sencillamente es imposible reconectarla a la oficina".

Sin embargo, es posible armar un esquema de trabajo de la semana siguiente, no poner reuniones importantes pero sí analizar y hacer balances, así como programar los días que hay por delante. "Tener un tiempo para organizarse, poder leer y responder correos que quedaron pendientes, ordenar escritorios y hacer limpieza de la oficina puede ser una tarea sencilla", afirma Bitocco.

Es aconsejable que los viernes se construya un ritual para "relajar y compartir". Un ejemplo puede ser un almuerzo en conjunto o un café compartido donde se analicen temas pendientes o nuevas ideas y reflexionar sobre los logros de la semana.

Vale destacar que los mails importantes o escabrosos no suelen tener buena receptividad del otro lado, así que mejor no mandarlos y dejarlos para la tarde del lunes, excepto que se trate de un imponderable.

A fin de fortalecer los equipos, Bitocco aconseja compartir comentarios y anécdotas acerca del fin de semana, de los planes y de lo que hicieron. "Ayudará al buen vínculo y poder interactuar mejor", concluye.

Ricardo Kofman, consultor especializado en Cambio Cultural y Mental Trainer de Atletas, profesor en la Maestría de Coaching y Cambio Organizacional en la Universal del Salvador (USAL) y miembro de Ácumen, centro de entrenamiento de la fortaleza mental para el alto rendimiento, agrega que es posible aprovechar los momentos donde no hay crisis para que el líder del grupo prepare al equipo para tiempos difíciles. "Quien tiene la autoridad formal (el ‘jefe’) se legitima como líder trabajando para el equipo. Sabe delegar esa autoridad circunstancialmente en quienes tienen el conocimiento y las habilidades específicas cuando esto es lo mejor para el equipo, protagonismo para mejorar los resultados, cuidar del buen clima en el ambiente de trabajo, tomándolo muy en serio como un factor fundamental para el gerenciamiento de este tipo de situaciones, y tener muy bien definida la visión y el objetivo del equipo, recordándolo de forma continua", afirma Kofman.

Cinco actividades para aprovechar espacios de desánimo

Llevado al plano de lo concreto, Kofman asegura que hay cinco actividades para aprovechar aquellos momentos que previsiblemente pueden generar desánimo en los integrantes de un equipo y que ayudan a energizarlos:

1 Participación de todo el equipo en algún proyecto especial relacionado con la misión de la compañía o con los programas de RSE (por ejemplo, ayudar a pintar una escuela).

2 Tener encuentros grupales para practicar juntos alguna actividad integradora, como clases de yoga, meditación o mindfulness que los ayude a relajarse y energizarse.

3 Invitar a familiares a conocer las instalaciones de la empresa, los espacios de trabajo, procesos productivos, y los productos y servicios que comercializan.

4 Sesiones de feedback entre los integrantes del equipo basados en el esquema PCC (Pare, Comience y Continúe). En estas sesiones, el grupo comparte qué cosas tienen que parar de hacer como equipo, cuáles deben comenzar y cuáles continuar porque son beneficiosas.

5 Encuentros grupales donde el jefe del equipo comparte las novedades de la compañía (beneficios a los empleados, acciones de RSE, proyectos especiales). A estas reuniones pueden invitarse a gerentes de otras áreas que compartan con el equipo sus actividades y procesos.

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