Miércoles  27 de Noviembre de 2013

Llegan los recibos de sueldo digitales

Una década después de aprobarse la Ley de Firma Digital, el Ministerio de Trabajo avanza en las autorizaciones para emitir comprobantes virtuales.

Llegan los recibos de sueldo digitales

La liquidación de sueldos y su entrega a los empleados, la más antigua actividad que llevaban adelante los departamentos de Recursos Humanos, ya no es lo que era. Con la autorización del ministerio de Trabajo, a través de nueva normativa actualizada este año, las empresas pueden ahora entregar los recibos de sueldo en forma digital, con todos los beneficios de costos que eso trae. Aunque las grandes firmas entregan copias digitales desde 2002, cuando se reglamentó la ley de Firma Digital, recién desde mayo pasado están autorizadas a contar sólo con el soporte digital como válido. La ‘buena nueva’, sin embargo, implica algunos de-safíos burocráticos y tecnológicos, explicados a Management por expertos.

“La última novedad regulatoria fue, en mayo, la Resolución 602 de la Secretaría de Trabajo, que fija pautas sobre vigencia de certificados y aprueba los formularios con carácter de declaración jurada que deberán presentarse para la autorización del sistema de recibos de sueldos digital. Con estas definiciones, se dieron las condiciones entonces para que las empresas puedan abandonar el uso del papel con todas las ventajas que ello trae aparejado”, explica Romina Muhape, responsable de Outsourcing de Nómina de la consultora Crowe Horwath. Aunque es necesario hacer una inversión en procesos, los beneficios están a la vista: “Desde ahorro de tiempo operativo, espacio físico de archivo hasta la contribución al medio ambiente”, añade.

El cambio, en rigor, comenzó a aplicarse en forma gradual, en 2011, con la resolución 1455/2011, que reglamentó el régimen de autorización a los empleadores que optaran por emitir recibos de sueldo de forma digital, en reemplazo del papel. Luego, detalla Muhape, la Resolución 1362/2012; el Ministerio de Trabajo añade algunos requisitos para el empleador, como su inscripción ante la AFIP y el requisito de firma digital. Este es el principal desafío para las empresas, en especial, las más chicas, ya que requieren contratar sistemas para que se emitan “certificados digitales”, que verifiquen el contenido del archivo y su firma por parte de empleador y empleado. “Hoy, ya hay muchas empresas y organismos que ponen a disposición del empleado la consulta e impresión del recibo por parte del empleado, pero en la gran mayoría de los casos no se trata de un recibo digital aún”, explican desde la consultora.

Soluciones tecnológicas

Ahorrar costos en papel, impresión, distribución y almacenamiento de recibos atrae cada vez a más compañías y, por eso, existe un mercado creciente de empresas destinadas a facilitar el trabajo de despapelización. Una de ellas es Cardinal Systems, cuyo presidente, Javier Outeiral, explica a Management que la ley vigente autoriza cuatro tipos de metodologías. “Sugerimos la firma digital, que es la única que tiene respaldo de la ley para reemplazar a la firma holográfica. Evita así conflictos en caso de juicio, ya que el que repudia la firma tiene que demostrar que no es válida”. La firma, como otras, ofrece los recibos en este formato, así como la totalidad del legajo en forma digital.

“Los recibos son así una puerta de entrada ideal para la despapelización total de la gestión de los RR.HH., nos permite ofrecer soluciones como un Portal de Gestión Documental para administrar el ciclo de vida de cualquier documento de una organización con cualquier plataforma de firma”, destaca el ejecutivo. Outeiral destaca que la principal barrera de entrada es “la autorización del Ministerio de Trabajo” y, luego, la notificación “presencial” de la empresa al empleado. Esta tarea también puede ser delegada, lo que es conveniente en firmas expandidas en el territorio.

En el aspecto tecnológico, la clave es la administración de los “certificados digitales”, añade. Existen tres tipos de ‘token’: físico, alojado en la PC y el virtual. Este último es el más conveniente, ya que permite a los empleados firmar el registro, incluso, desde un teléfono celular.

P.Y.

ocastro

Finalmente, la R.603/13 en ningún lugar habilita la firma electrónica e igual que como la R.1362/12 son simples resoluciones de secretaría que no pueden contrariar la resolución ministerial 1455/11 y mucho menos aún la Ley de Firma Digital 25.506.

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Finalmente, la R.603/13 en ningún lugar habilita la firma electrónica e igual que como la R.1362/12 son simples resoluciones de secretaría que no pueden contrariar la resolución ministerial 1455/11 y mucho menos aún la Ley de Firma Digital 25.506.

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La R.602/13 al normar en su art. 2 sobre las capacidades de los certificadores licenciados, excede su ámbito de competencia e invade un área que es propia de la autoridad de aplicación en esta materia: la Jefatura de Gabinete de Ministros de la Nación.

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Por lo antedicho, la R.1362/12 al mencionar otras alternativas distintas a la firma digital violenta la R.1455/11 y coloca a las empresas en estado de vulnerabilidad en caso de judicialización pues el empleado podría repudiar la firma esgrimida.

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Los valores de seguridad mencionados anteriormente, únicamente son alcanzables por medio de la firma digital y ningún otro camino legal o técnico es viable en ese sentido.

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ocastro

La R.1455/11, en su art. 2 inc. c) establece la necesidad de informar cuáles serán los protocolos y estándares tecnológicos utilizados para garantizar la seguridad, autenticidad, autoría, integridad e inalterabilidad de los recibos emitidos.

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ocastro

Poniendo las cosas en su lugar y de acuerdo con los art. 3 y 9 de la Ley 25.506, la única firma que puede suplantar la manuscrita es la firma digital. Ninguna resolución puede estar por encima de una Ley. Esto es un pilar fundamental del derecho.

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La Res. 1362/12 art(2) es que la acepta la firma electrónica. La Res. 602/13 art(2) indica que la empresa no puede convertirse en autoridad de registro de sus trabajadores.

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La Res. que acepta la firma electrónica es la 1362/12. La 602/13 art(2) indica que la empresa no puede convertirse en Autoridad de Registro

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Es erróneo el comentario que la firma digital es la única respaldada por la Ley. De hecho la Res. 602/13 del MTEySS acepta la firma electrónica para los trabajadores.

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