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Mails privados y corporativos: cuándo controlar no es espiar

por  MARTÍN FRANCISCO ELIZALDE

Socio de Foresenics
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Mails privados y corporativos: cuándo controlar no es espiar

Puede que un documento sea clave para probar una deslealtad o un fraude de un empleado. Y que el e-mail sea el mayor repositorio de este documento. Para hallarlo, hay que buscar en la casilla del empleado. Para entender qué se puede y qué no, desde el punto de vista legal, hay que diferenciar los tipos de cuentas:

- Corporativa para uso laboral. Es de propiedad de la firma, que establece tanto el usuario, como el proveedor y el dominio. Y la finalidad y las condiciones de uso de la cuenta.

- Corporativa para uso privado. La empresa se la facilita al empleado para uso estrictamente particular. Podrá limitar el uso, pero no controlar su contenido.

- Privada o personal. La proporciona un proveedor al empleado. Es de uso personal y privado.

¿Cuáles son las diferencias?

- Accesibilidad. A las laborales se puede acceder casi desde cualquier lado, aun desde la casa del empleado. Los mensajes pueden ser leídos, escritos o editados desde cualquier computadora.

- Seguridad. Una corporativa puede ser sometida al uso de passwords más fuertes y medidas de seguridad por parte del empleador.

- Modalidades en el uso. Al contrario de lo que ocurre en la personal, el empleado debe guardar ciertas formas al enviar textos o imágenes.

- Costos. Las personales son pagas o gratuitas. Pueden ser parte de paquetes promocionales. Las corporativas las paga el empleador.

La empresa suministra una cuenta a los trabajadores mediante el sistema de cliente de e-mail o de correo web. Conviene que la firma tenga establecidas políticas de privacidad y seguridad, en cláusulas contractuales para todos los empleados. Esas políticas deben ser aprobadas por el Directorio y contar con el asesoramiento legal para que le imponga al empleador reglas claras sobre el uso del correo.

Es imprescindible que todos los integrantes de la empresa firmen el documento que establece esas políticas cuando ingresen. Y sean notificados sobre las facultades del empleador de monitorear las cuentas corporativas. Es aconsejable que el documento establezca:

- En qué casos es admisible usar el correo privado y en qué casos esto queda descartado.

- A quién se debe reenviar correos y cuándo está práctica es admisible.

- Consideraciones sobre el léxico adecuado en mensajes de trabajo.

- Mecanismos para evitar la indexación de las direcciones de correo, cuando se publiquen en la web.

Desde la óptica del empleado

El empleador se ha reservado el derecho de monitoreo de las cuentas corporativas, entonces:

- Cualquier e-mail, en las condiciones mencionadas, puede ser usado en un juicio o en una investigación de fraude interno.

- Lo mismo si por este medio se violaran secretos comerciales, usara un lenguaje procaz, discrimine o existan evidencias de un mal uso del correo. Por caso, cuando el empleado envía información comercial desde su cuenta corporativa a una personal. En ciertas condiciones, el empleador puede usar palabras clave para determinar la existencia de uno de esos supuestos.

- No usar, ni ceder a terceras personas las direcciones de mail que forman parte del directorio corporativo para finalidades diferentes de aquellas que resulten necesarias para desarrollar las funciones encomendadas a la empresa.

El test de legalidad

Si se trata de una cuenta corporativa; si la facultad del empleador ha sido comunicada desde el primer momento y reiterada; si el empleado lo ha consentido entonces; si el contenido de la correspondencia es laboral, el Juez puede considerar el control como una facultad derivada del derecho de vigilancia y cuidado del empleador sobre las herramientas de trabajo que proporciona al empleado la justicia laboral argentina, que ya aceptó pruebas digitales derivadas del uso indebido del email laboral.