Dos acciones para blindar al management ante la responsabilidad personal de los administradores

La exigencia de respuestas rápidas del comercio, sumado a los cada vez mayores requerimientos fiscales, laborales, previsionales, societarios, de seguros y de habilitaciones que deben cumplir las empresas, hace que el management -directores o gerentes- tanto de empresas pymes como de multinacionales tenga que estar extremadamente atento para evitar contingencias que, en caso de efectivizarse, repercutirán directamente en responsabilidades a título personal.

¿Cómo blindar al management de contingencias? Haremos un breve comentario de algunas de estas áreas sensibles, para finalmente explicar el curso de acción que anula en forma absoluta y a muy bajo costo todos los posibles focos de riesgo.

MANEJO DE NÓMINA Y PROVEEDORES EXTERNOS

En cuanto a costos y contingencias, los reclamos laborales tienen en la actualidad el tristemente célebre primer puesto producto de políticas estatales excesivamente proteccionistas.

¿De dónde pueden provenir los riesgos? Lamentablemente de varias situaciones, pero usualmente los mayores costos vienen de la mano de los casos que la justicia laboral interpreta como empleo no registrado. El caso típico es el de los viajantes de comercio no registrados como empleados sino como prestadores autónomos.

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Otro supuesto muy usual se da con los proveedores externos que no cumplen con los requisitos para ser considerados empresarios/empresas autónomas por lo cual, ante un reclamo, y habiendo facturación correlativa, la justicia considerará a estos proveedores como empleados no registrados.

El dato importante a tener en cuenta en este punto es que el mayor riesgo económico que presentan las contingencias laborales se genera por la aplicación de un régimen de costosas multas dispuestas por la ley de Contrato de Trabajo y la ley de Empleo. Estas multas de aplicarse incrementarán de sobremanera el monto final a pagar por el reclamo pudiendo fácilmente llegar a cifras millonarias.

LA SOLIDARIDAD TRIBUTARIA Y LA JUSTICIA PENAL

El sistema normativo y regulatorio argentino es ciertamente intrincado, pero posiblemente el área más compleja sea la tributaria. Los fiscos -particularmente los provinciales- no dudarán en reclamar en forma solidaria a los administradores por los incumplimientos de las empresas que administran.

El ingrediente adicional, y quizás principal, que hace altamente sensible a este punto viene de la mano de la intervención de normativa penal tributaria aplicable directamente sobre los administradores de las empresas. El simple atraso por un error involuntario en el ingreso de fondos correspondientes al impuesto provincial a los ingresos brutos dispara la actuación efectiva de la justicia penal, con riesgos ciertos de una condena efectiva según el caso.

MANEJO DE FONDOS EMPRESARIALES

Veamos ahora un supuesto de contingencia que puede implicar el desplazamiento del management de su puesto por un reclamo dentro de la organización misma.

La automatización de los sistemas bancarios se ha vuelto un foco de grave riesgo: hace que en los hechos estos sistemas puedan no respetar los esquemas de doble firma dispuestos por la estructura de poderes de la organización para operar la cuenta, o bien generarse usuarios en forma no autorizada. Estos defectos de los sistemas incrementan el riesgo de empleados inescrupulosos que defraudan a la empresa sustrayendo fondos mediante operaciones ejecutadas a espaldas del management.

En estos casos no será fácil el recupero de los fondos indebidamente sustraídos ya que el empleado infiel buscará presentarse como insolvente ante el reclamo. Por otro lado, la aplicación de una condena penal efectiva dependerá mayormente de la cantidad de elementos probatorios que puedan obtenerse, sumado al factor suerte de la intervención de un juzgado diligente en su labor.

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LA SOLUCIÓN PROPUESTA

La solución de estas y otras varias contingencias viene de la mano de una correcta aplicación del derecho societario a través de dos cursos de acción muy claros interrelacionados entre sí.

1) Primera medida: El buen hombre de negocios debidamente documentado

Debo ser categórico en esto: no sirve de nada ser un buen gerente/director si no se puede probar por escrito ante un juez.

Lo antedicho se verá claramente con un ejemplo. Tomemos un caso de solidaridad tributaria. Nuestro supuesto sería el de una sociedad argentina con accionistas extranjeros que no remiten los fondos solicitados para el pago de impuestos.

• El management local para poder defenderse judicialmente y evitar la aplicación del régimen de solidaridad sobre su patrimonio personal como primer medida debería notificar por medio escrito fehaciente al accionista extranjero solicitando el envío de los fondos.
• Debería dejar también constancia de esta situación en los libros sociales emitiendo un acta de Directorio que dé cuenta de los hechos y de las medidas tomadas.
• Adicionalmente, el management debería convocar por edictos a una asamblea de accionistas para tratar la eventual disolución y liquidación de la sociedad por imposibilidad de cumplimiento del objeto social por pérdida del capital social.

Si bien se podrían tomar otras varias medidas adicionalesla diligencia del management sólo sirve si puede demostrarse por escrito.

ii) Segunda medida: Reporte externo de control

El management debe estar al tanto del cumplimiento de los debidos procesos y normativas en todas las áreas sensibles, las cuales como vimos son muchas. Para algunos sonará utópico argumentando que se hace imposible administrar la empresa y a la vez velar por la no generación de contingencias. Pero es absolutamente posible.

Primero es necesario comprender que el control del cumplimiento de procesos y normativas debe ser extraído del seno interno de la empresa y confiado a asesores externos ¿Por qué digo esto? Porque el responsable de cada área o el personal interno contratado específicamente como controlador no dejan de ser empleados bajo relación de dependencia, por lo cual la información de recursos internos que llega al management puede estar viciada buscando cubrir errores propios o incluso complicidades.

El asesor externo experto con su know how produciendo un reporte periódico que abarque todas las áreas sensibles, aplicará a un bajo costo un monitoreo riguroso evitando riesgos millonarios para la empresa y responsabilidades personales para el administrador. Es muy importante resaltar que no puede hablarse de un formato genérico de reporte externo para todas las empresas. La estructura del reporte tendrá que ser como un traje hecho a medida cubriendo las necesidades de información y vigilancia propias del negocio. A su vez, la periodicidad del reporte dependerá del tamaño de la empresa y de los riesgos de su actividad, sumado a la cantidad de contingencias que se hubieren detectado y al tiempo que requieran para ser desactivadas por completo.

Los dos cursos de acción interrelacionados propuestos generan una solución abarcativa de toda la problemática, de fácil y rápida implementación, y por sobre todo a un muy bajo costo.