Videoconferencia VS. Telepresencia

Las herramientas de comunicación que combinan imagen y sonido se componen de un abanico cada vez más amplio. Las principales diferencias y beneficios. Los casos de Fiat, Seidor Crystalis y Hotel Bel Air.

La revolución de las telecomunicaciones ha cambiado el ritmo y el modo en que trabajan los profesionales y se organizan las empresas. Entre las herramientas más innovativas de los últimos años se encuentran la videoconferencia y la telepresencia. Si se quisiera trazar una línea de continuidad, podría señalarse a estas tecnologías como herederas, aunque no reemplazos, del correo electrónico y los servicios de chat. Un análisis hecho desde la perspectiva de la potencia permitiría entender la telepresencia como una solución superior a la videoconferencia. Sin embargo, conviene diferenciarlas en el sentido de que, aunque, en ciertas ocasiones, compiten, en otras, aparecen como opciones complementarias y su uso depende mucho de las necesidades y posibilidades técnicas de sus usuarios.
Una de sus principales diferencias radica en la infraestructura que requiere cada una. Más allá de posibles armados a mayor escala, la videoconferencia figura hoy, en muchos casos, como una solución que puede descargarse en cualquier PC, como parte de una suite de comunicación, en conjunto con la activación de una cámara web. Por su parte, la telepresencia requiere de una pantalla de gran porte, que puede significar la combinación de varias pantallas. La cámara que toma la imagen necesita definición HD y una alta tasa de cuadros por segundo (30 FPS es un buen número, según los expertos consultados. El sistema se controla a través de un conmutador y un control remoto. Se distingue así de la videoconferencia porque permite emular una reunión numerosa. En general, las reuniones pueden suponer la presencia de 2 a 10 personas, a cada lado de la pantalla.

Los casos
Fiat Argentina es una de las empresas locales que optan por ambos formatos para su operación que, como parte del grupo italiano, emplea a unas 3.000 personas. Para el caso de la videoconferencia, según señalan desde la empresa, la subsidiaria local del grupo italiano emplea la tecnología desde hace más de una década. Comenzó con líneas ISDN, (forma corta en inglés, para las redes digitales de servicios integrados). Hace cinco años, la empresa cambió a la tecnología IP (Cisco / Polycom), actualmente, emplea redes públicas y privadas. La videoconferencia le supone a la compañía una serie de beneficios vinculados al ahorro de tiempo, una mayor velocidad. Con una estrategia regional, las decisiones de la firma suele requerir consensuarlas con las sedes en Córdoba, Buenos Aires y Brasil. La solución permite reducir el tiempo implementado (antes tres días) a un par de horas, seis como máximo, según comenta Javier Vernengo, director de Relaciones Externas y Comunicación desde Fiat. La herramienta se utiliza tanto a nivel de directorio como en el operativo. Las cámaras son de nivel estándar, se emplea la red interna de la empresa y notebooks para compartir videos, power points y otro tipo de archivos, indica Vernengo.
No obstante, la automotriz también incorporó la telepresencia hace tres años, con soluciones BT / Cisco. La misma logra su mayor aporte en el área de Producción Industrial, donde permite achicar los tiempos en la resolución de problemas técnicos. Además de la sala dedicada a la telepresencia, Fiat emplea una cámara móvil que puede llevarse a la línea de producción, desde donde comparten imágenes en vivo con el resto de las plantas adheridas para que participen de la búsqueda de solcuiones a problemas técnicos.
A pesar de ello, la telepresencia no ha suplantado a la videoconferencia en Fiat Argentina por dos razones. El costo: para el quipo de videoconferencia la firma invirtió u$s 5000. A esto le sumó 2 televisores de 55 o más pulgadas a un costo de
$ 30.000 cada uno. En total sumó unos u$s 12.000. Por su parte, la instalación de telepresencia, que se contrató como paquete completo (equipos, TVs, comunicaciones, servicios asociados, muebles, insonorización) requirió más de u$s 100.000, comentan desde la empresa. Con los años, la videoconferencia ha mejorado en calidad, hace una década no funcionaba tan bien. En general, tiene que existir una necesidad muy imperiosa para utilizar la telepresencia, explica Vernengo.
Seidor Crystalis es un grupo de empresas que brinda soluciones, asesoramiento y soporte vinculados al sistema SAP. La compañía tiene oficinas en Chile, España, Brasil, México, la Argentina y los Estados Unidos. Tiene unos 200 empleados y factura unos $ 60 millones anuales. En materia de videoconferencia, utiliza herramientas de video chat de Skype (Microsoft) y Webex (Cisco). Para la telepresencia hace lo propio con sistema de Polycom, para 10 asistentes en sala. Esta última alternativa se adoptó hace cinco años, con un costo de inversión aproximado de u$s 6.000.
Según comentan desde la firma, antiguamente conocida como Crystalis Consulting, los servicios de videoconferencia si bien se emplean también en el área Comercial, sus herramientas son de particular ayuda para la comunicación con sus clientes y el soporte que se les destina a estos.
Los clientes delegan en la empresa el cuidado de sus sistemas SAP. El servicio es prestado de forma remota, muchas veces para clientes que están en otros países. Walter Siniga, gerente de Consultoría SAP, explica: Normalmente, ante cualquier incidencia, el cliente envía una notificación a través de un sistema de tickets. Sin embargo, a veces, la incidencia no es bien reportada o bien se necesita una conversación más fluida y hasta contener al cliente. Con las soluciones de videoconferencia, la empresa logra una resolución más rápida de las problemáticas reportadas, evita los costos y los tiempos de los traslados y afianza la comunicación con sus clientes, especifican desde Seidor Crystalis. Por otra parte, el armado de telepresencia se utiliza principalmente para la comunicación interna. Esta solución tiene una sala dedicada en la que se ubica la cámara, la consola, las pantallas y la mesa de directorio.

Solución boutique
Como se mencionaba al principio de esta nota, no siempre es necesario realizar grandes inversiones para conseguir una solución a medida. Un ejemplo es el caso de Hotel Bel Air. El mismo, que emplea un máximo de 20 personas, está situado en el barrio Recoleta de Buenos Aires y es parte de la cadena de hoteles boutique HA Hoteles lvarez Argüelles, que se reparte en 10 establecimientos de alta gama.
La firma optó por la solución Google Apps for Business, que incluye la aplicación Hangouts para videoconferencia. Según comenta Francisco Blaisten, director del Bel Air, la experiencia para llegar a esta tecnología pasó por servicios como Skype hasta implementar la plataforma de aplicaciones Google Apps (Gtalk) que desembocó , finalmente, en la solución de hangouts. Una de las razones para decantarse por la herramienta es que muchos de quienes trabajan en el hotel viajan a menudo, sobre todo a workshops en América latina. La solución permite mantenerse en contacto con los colegas, desde sus propias computadoras, ya sean estas fijas o netbooks y notebooks. Para Bel Air, un factor no menor es la integración que permite la solución con los otros servicios de Google Apps. El poder reunirse por videoconferencia permite evitar los traslados, coordinar horarios y agilizar las comunicaciones. Pero, además, dependiendo del objetivo, es posible coordinar estrategias con otros hoteles de la cadena, al compartir planillas, documentos de texto y realizar las minutas de cada reunión por ese canal, aclara Blaisten. Tanto es así, que los hangouts también se emplean para negociar los paquetes de habitaciones con las empresas de turismo, en temporada alta.
En Google Apps, la empresa utiliza 20 cuentas, 11 de ellas suelen emplear Hangouts. Cabe recordar que el costo anual de una cuenta de Google Apps for Business es de u$s 50 al año, con lo que es posible calcular una inversión total de u$s 1.000 por año. Antes de utilizar la solución de Google, Bel Air empleaba un sistema propio, lo que implicaba además el tener un departamento de IT propio.
Videconferencia y telepresencia son así dos caras de una moneda que, hoy, cada un a una escala distinto redefinen el ámbito comuniacional de las empresas.

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