Martes  15 de Septiembre de 2015

El project management se actualiza

En tiempos de trabajo colaborativo, estas soluciones ofrecen a las empresas un sistema útil para organizarse, lograr una comunicación instantánea y realizar un seguimiento de los plazos de entrega. Cuáles son las más utilizadas. Los pros y contras.

El project management se actualiza

El trabajo colaborativo, sobre todo, si los involucrados se encuentran en diferentes lugares, impone la necesidad de probar distintas modalidades para organizar las tareas, de modo que los procesos fluyan a buen ritmo. Bajo este panorama, las soluciones de Project Management son adoptadas por organizaciones que necesitan un sistema útil para organizar el trabajo, lograr una comunicación instantánea, contar con información actualizada, distribuir las tareas y realizar su seguimiento para que todos los miembros cumplan con los plazos de entrega preestablecidos.

En la empresa de retail y venta minorista Walmart Argentina, que emplea a más de 12.000 personas y tiene 108 tiendas en el país, utilizan la herramienta CA Clarity (hoy llamada CA PPM – Project and Portfolio Management) para integrar la gestión de los servicios, los proyectos, las personas y los aspectos financieros en una misma aplicación web. Pablo Corona, CIO y director de Sistemas de la filial local, explica que esta solución fue adoptada por Walmart global para su implementación en todo el mundo. "Usamos la versión para PC, que es paga a través de licencia, para lo relacionado con la gestión de proyecto y su ciclo de vida completo: desde la documentación, el seguimiento, las tareas, los tiempos, las horas, los recursos, los costos, los hitos y los riesgos, por mencionar algunos ítems".

Algo similar ocurre en OLX, una plataforma de clasificados online, disponible en más de 40 países y en 50 idiomas. En la Argentina, la organización tiene más de 2 millones de publicaciones. En 2014 creció 300% en publicaciones y 600% en visitas. David Grandes, director de Desarrollo de OLX Argentina, explica que todos los empleados (más de 250 personas) utilizan el gestor de proyectos Jira, de Atlassian, en su versión premium para PC, por la cual se abonan licencias, mientras que, por cuestiones de seguridad, la versión móvil solo está disponible para los que tienen acceso a la VPN. "No nos perjudica porque los colaboradores de OLX trabajan de 9 a 18 en las oficinas de la empresa", explica.

Si bien el staff de esta firma usa Jira para comunicarse a través de la emisión de tickets que se cargan en la plataforma, por ejemplo, para informar al área de Sistemas que la computadora de la recepcionista no funciona, el uso más interesante es, según Grandes, el que realizan los profesionales de desarrollo: "Tenemos equipos autónomos que realizan análisis de los patrones de consumo, de la competencia y de las visitas las plataforma. Así, ellos manejan y generan su trabajo para la mejora del website".

A palabras de Grandes, Jira muestra cómo avanza el trabajo por iteración para ver cómo responden los usuarios a las mejoras que se hacen al marketplace: "Los miembros del equipo vuelcan en Jira los tickets sobre los que trabajarán, por ejemplo, implementar el botón de llamar en la pantalla de la app móvil. En la herramienta aparecen por orden de importancia las tareas a realizar durante los próximos 15 días. Además, se indica quién realizará cada actividad y se usa como medio de comunicación entre el equipo para que las conversaciones estén centralizadas. Nos permite visualizar si la tarea está en proceso o si fue completada. Por último, permite analizar la performance mediante métricas".

Opciones sin costo

Yaeltex es una productora de contenido audiovisual, que también se dedica al diseño y armado de controladores MIDI. Son tres las personas que trabajan con Podio, de Citrix. Si bien esta herramienta tiene planes con distintos costos según la cantidad de funciones, ellos lo usan gratis ya que así lo permite el software para equipos de hasta cinco personas.

"Tras probar propuestas similares, como Trello y Slack, nos quedamos con Podio porque nos ayuda a organizarnos", comenta Mateo Ferley Yael, coordinador de la firma. Complementándolo con Google Drive, Yael y su equipo utiliza Podio para gestionar las tareas y obtener un feedback de los avances. "Aunque usamos tanto la versión de escritorio como la móvil, la primera resulta más cómoda", opina.

Otro caso es el de Códigos Producciones, una productora radial que en 2014 facturó $ 600.000 y lleva adelante programas como Almacén de Radio (La Red) y Radicados (Continental). Sus tres socios utilizan sin costo la solución Asana desde 2011. "Nos permite estar al tanto de las novedades en tiempo real. Es la alternativa más ágil que encontramos para centralizar la información laboral; funciona como una agenda online", afirma Emiliano Bormioli.

Dentro de esta categoría de soluciones de Project Management que pueden utilizarse sin costo, los ejecutivos de OLX y WalMart Argentina recomiendan Trello. "Permite manejar proyectos de modo simple y comunicar rápidamente quien está haciendo qué. No es útil cuando hay que realizar pedidos interdepartamentales", explica Grandes. En tanto, Corona cuenta que en Walmart también trabajan con esta herramienta: "Su uso se concentra en la gestión de requerimientos de la página de e-commerce de Argentina, la cual de gestiona de forma conjunta con la filial de Brasil", indica.

Hace más de cinco años, antes de implementar Clarity, en Walmart se trabajaba con herramientas que no eran colaborativas. "La gestión del proyecto dependía del líder de proyecto", recuerda Corona. Para gestionar la diversidad de mercados y sus particularidades, seleccionaron una sola herramienta y un mismo lenguaje. Si bien el ejecutivo indica que Clarity cumplió las expectativas, reconoce que las barreras de adopción de esta solución son importantes: "Requiere de cierto conocimiento, estudio y capacitación. Y hay cierta resistencia cultural para seguir tareas con fechas de inicio y fin", agrega.

"Teníamos que optimizar la organización y la delegación de tareas porque la variedad de proyectos nos dispersaba. Como Google drive y el papel no era suficiente, comenzamos con Podio en 2013. Logramos ordenarnos e incrementamos la productividad 40%", dice Yael.

Lo mejor y lo peor

Corona admite que entre los atributos positivos de Clarity se destacan la agilidad de uso y el hecho de disponer de un lenguaje común para varios mercados. Entre los negativos, el hecho de que la metodología ágil no es adecuada para todo tipo de proyecto.

Respecto a Jira, para Grandes, los pros superan a los contras: "Trabaja en iteraciones cortitas (sprints) que permiten implementar una funcionalidad pequeña y evaluar cómo funciona para el resto. Cada equipo tiene objetivos y después de las iteraciones se mide si este ciclo se va acercando al objetivo. Entre las debilidades, Jira requiere darle más poder a los trabajadores y mayor autonomía para tomar decisiones. Al igual que su colega de WalMart, Grandes avisa que, al tratarse de un producto completo, requiere de un aprendizaje de uso. "Lo recomiendo solo para organizaciones grandes, ya que a las más chicas les convienen otras opciones, que incluso son gratis".

En tanto, Yael destaca de Podio que, al ser totalmente modular, se adapta al tamaño y necesidades de cada organización. Además, permite diseñar app personalizadas: "Yo armé una llamada "inventario" para saber organizar el stock de equipos y tenerlos listos para hacer el chequeo virtual antes de salir de rodaje. Otras ventajas son su facilidad de uso y que se sincroniza con el calendario de Google", concluye.

"Si los usuarios asumen el compromiso de cargar todas las tareas y chequear la solución de manera periódica, estos recursos son fabulosos, pero si se utilizan a medias, no resultarán efectivos", advierte Bormioli. El consejo de los entrevistados es unánime: los miembros del equipo de trabajo deben sentirse cómo con la herramienta, porque si se frustran, dejarán de usarla.

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