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La oficina sin papeles es posible

Gran parte de las compañías están aún lejos de lograr eliminar los formularios, las facturas o los pedidos físicos. Sin embargo, crece el número de aquellas que se suman a la tendencia. Entre ellas, en la Argentina, Telecom, Siemens y DHL.

Dentro de una organización, en cualquier tipo de industria, existen gran cantidad de datos que circulan diariamente tanto en formato digital como en papel. La falta de una práctica integrada lleva a muchas empresas a guardar la información sin tener una política corporativa de almacenamiento, ni políticas de ciclo de vida de la información, ni seguridad de la misma. Esto hace dificil pensar en oficinas sin papeles. “El consumo de papel, en el mundo, se acerca a los 400 millones de toneladas anuales, en promedio 54 kilogramos por persona. Por ejemplo, en la Argentina, consumimos 45 kilogramos por persona anualmente”, evalúa Gustavo Viceconti, CEO y fundador de Neuralsoft, proveedora de software de gestión. No obstante, la tendencia ya se encuentra instalada en el mundo y también, cada vez más a nivel local. Uno de los primeros pasos pasa por el proceso de digitalización y de otorgarles inteligencia a los documentos en cuestión. “La digitalización se limita a convertir un documento en papel a un archivo digital, mientras que la despapelización es un concepto que puede incorporar la digitalización como una herramienta más para lograr el objetivo”, recuerda al respecto Javier Outerial, presidente de Cardinal System, empresa especializada en soluciones en la materia. Desde Neuralsoft, Viceconti agrega: “La despapelización implica pensar en un nivel más amplio de compromiso corporativo que tiene en cuenta inquietudes ambientales, la necesidad de simplificar procesos, ahorrar espacio físico, desarticular antiguos procesos de acumulación y gasto excesivo de recursos e inclusive pensar en una forma de trabajo eficaz, simple, transportable, remota, accesible”. Más allá de ello, el ejecutivo calcula que se podría conseguir una reducción del 20% al 50% de papel tan solo practicando buenos hábitos.

La voz de la experiencia

El estado de la despapelización, hoy, en la Argentina, es incipiente. Sin embargo, hay organizaciones que ya implementan soluciones que van hacia ese camino. Un ejemplo es Telecom Argentina, cuenta con varios proyectos que favorecen la digitalización de los documentos, con el fin de eliminar papeles impresos. Uno de ellos es la puesta en marcha de la plataforma ‘Mi Gestión’, que requiró una inversión de $ 2 millones, donde, paulatinamente, se fueron incorporando distintas funciones como la actualización de información personal, la actualización curricular, beneficios familiares, entre otras acciones.
“Desde esta plataforma, situada en la Intranet de la compañía, los empleados de Telecom y Personal están recibiendo su recibo mensual de haberes en formato digital, en línea con la política medioambiental y de autogestión desarrollada por la empresa”, explica Marcelo Villegas, director de Capital Humano de la operadora que por estos días se apresta a definir su nueva estructura propietaria. Los 16.800 empleados ingresan a la plataforma y, desde allí pueden visualizar, o descargar una copia del recibo. El sistema, para el cual Telecom se valió de los servicios de Intersoft (Denarius), Encode (Certificados) y Sensebyte (SAP y Neoportal), habilita a cada usuario a firmar su recibo de haberes. La empresa que, a diciembre del año pasado, facturó $ 22.117 millones, apunta a ahorrar así cerca de 35.000 hojas por mes.

Couriers digitales

La DHL Express, compañía de correo y logística, es otra empresa que inició el paso a la despapelización. Su estrategia tiene como ejemplo más visible a su flota de couriers. Para ello, implementó una aplicación en los scanners que utilizan sus mensajeros: al entregar un envío se solicita al receptor la firma digital en el equipo que, luego, transmite la información online, evitando la impresión de la hoja de ruta. Al mismo tiempo, el cliente puede visualizar, ingresando a la web de DHL, los puntos de chequeo del envío o la fecha y hora de entrega.
DHL Express tiene en la Argentina 350 empleados y realizó, localmente, una inversión de 99.150 euros en hardware para poder implementar esta solución, que requirió la adquisición de scanners Motorola MC95. “Además, agregamos diversos access point, dentro de nuestras instalaciones y mejoramos nuestros enlaces móviles, para poder transmitir la información en línea”, cuenta Ivan Hay, CIO para América Central y Sur de DHL Express. La aplicación fue desarrollada internamente por DHL y requirió un tiempo de implementación de nueve meses. “Además de los beneficios para nuestros clientes, gracias a esta implementación el courier puede obtener información sobre el servicio en el país de destino, en tiempo real, y puede salir a repartir los envíos, más rápidamente, ya que no necesita esperar la impresión de su hoja de ruta”, cuenta Hay y resalta que el sistema le permite a la compañía olvidarse de mantener un archivo físico, de las hojas de ruta, ni la persona que lo administra. “Todos los departamentos, pueden acceder a la prueba de entrega rápidamente, sin tener que buscar información en archivos físicos", cierra el CIO.

Mejora continua compañía

Segufer es una que abastece de elementos de seguridad personal y ferreterías al sector industrial. Esta empresa argentina cuenta con 110 empleados y facturó, en 2012, $ 140 millones. “No es que dejamos de trabajar con papeles de un día para el otro, fue una evolución”, detalla Lucas Lahitte, responsable de Sistemas de la firma. La evolución de la estrategia de despapelización estuvo basada en las soluciones que les brindó la empresa Neuralsoft, que le brinda el servicio de servidor remoto.
Segufer trabaja con diferentes tipos de documentación. En los inicios del proceso hacia una oficina sin papeles, cada área fue haciendo un relevamiento para analizar de qué manera esa documentación se podía almacenar en un servidor y no en papel. “Por ejemplo, en el área Comercial, los clientes nos envían una orden de compra vía e-mail, en un archivo adjunto. Entonces, no necesitábamos imprimirlo, ya que lo podíamos archivar digitalmente”, dice Lahitte. Otro ámbito para mejorar lo descubrieron en las cotizaciones. “Nos dimos cuenta que, al tener una central IP, esos fax podían llegar en forma virtual. O sea, en lugar de una hoja de papel nos llegan mediante un e-mail y lo guardamos en el servidor de Neuralsoft, donde tenemos toda la información centralizada”, cuenta el ejecutivo de Sistemas.
Entre los beneficios de esta implementación Lahitte señala: “Antes, teníamos que tener un depósito de archivos. Para acceder a un documento, debía ir alguien físicamente al lugar a buscarlo. Hoy, se accede rápidamente y en el momento".
Otra compañía que comenzó el proceso de la oficina sin papeles, es emBlue. La firma, que se dedica al marketing por mail, tiene en el país, 20 empleados. “Todo el proyecto se realizó en torno a la facturación y procesos de cobranzas y recibos. El objetivo fue mejorar la organización, clasificación y archivo de la documentación, además de reducir tiempos, costos y lograr una comunicación fluida entre las diversas áreas de Atención al Cliente, Comercial y de Administración”, dice Daniel Soldán, CEO de emBlue, que invirtió $ 40.000 en el proceso para el cual se apoyó en el sistema de gestión Tezamat.

Para moverte mejor

Una tendencia que confluye con la despapelización es la movilidad. Cada vez más compañías utilizan puestos de trabajos móviles, por lo cual los empleados no tienen un único lugar fijo asignado. La digitalización, como primer paso, se torna fundamental en esos ámbitos. Una de las compañías que adopta esta modalidad de trabajo es Siemens, compañía de origen alemán, que provee soluciones de ingeniería y tecnología.
“Nuestra empresa está actuando en diversos planos basados en lo que llamamos 'Siemens office', que abarca diferentes aspectos, que apuntan a la despersonalización de los puestos de trabajo”, explica Adolfo Drogue, gerente del área Tecnología Informática (TI). Entre los principales beneficios por manejarse sin papeles, el ejecutivo de Siemens destaca que logró aumentar la agilidad y un mejor rastreo de la información, de la firma que, en la Argentina, cuenta con una plantilla de 1.200 profesionales y factura, anualmente,
$ 1.400 millones.
Por su parte, Outeiral, de Cardinal Systems, vaticina: “Estamos seguros de que la empresa sin papeles es la compañía del futuro y que implementar esta metodología es posible”. Los casos, si bien pocos aún, que ya lo hacen en el país indican que tal estimación ya no es una declaración de deseos sino un realidad en ciernes.