Lunes  19 de Julio de 2010

Todo lo que hay que saber sobre mudanzas

Mudar una empresa no es simplemente levar anclas. Representa una considerable inversión, afecta a colaboradores, clientes y proveedores. Para evitar un innecesario derroche de recursos y minimizar errores, es conveniente tener en cuenta ciertas variables y organizar la relocalización en etapas.

Definir las necesidades. “Nunca se deben tomar decisiones apresuradas sin pensar en los colaboradores”, advierte el gerente de Recursos Humanos de Pepsico Snacks, Matías Victory, quien encabezó la mudanza de la empresa con sus 110 empleados. Por eso, muchas compañías optan por relevar las opiniones del board y del resto de los colaboradores mediante encuestas, antes de iniciar cualquier acción. También se puede utilizar información de la encuesta anual de clima o de percepción de los beneficios. Así, se definen las prioridades y los requerimientos, y se puede ajustar el proyecto a esas expectativas.

Estudiar la población de la empresa. “Cuando una compañía está en el mismo lugar por años, muchos empleados se mudan en función de su trabajo. Una mudanza a 30 kilómetros de distancia tiene un gran impacto y eso se tiene que medir”, asegura Domingo Speranza, del estudio Binswanger Giménez Zapiola, especializado en evaluación y asesoramiento de proyectos de relocalización de empresas.

Una forma de hacerlo es mediante un estudio o “mapeo” demográfico, la alternativa elegida por Clorox, antes de mudar su sede administrativa desde Aldo Bonzi a Vicente López. “Hicimos un relevamiento de la distribución geográfica de nuestra población. Más de la mitad de los colaboradores vive en la zona norte de GBA y de la ciudad, con lo que la elección contribuyó a mejorar el life balance”, afirma Gonzalo Villar, director de Marketing de la empresa.

Analizar costos. Una vez identificadas las necesidades y expectativas, es conveniente estimar el costo de las diferentes alternativas de relocalización. “Se debe calcular el costo del metro cuadrado, las expensas, impuestos, tasas y la inversión en acondicionamiento de las instalaciones, que es de entre u$s 300 y u$s 600 por metro cuadrado. A eso se suman los servicios adicionales, que muchas veces distorsionan el valor de la renta”, alerta Speranza. Por ejemplo, las facilidades que suelen incluirse en las expensas, como la seguridad o el plus por combustible, shuttle o flotas de autos que se proveen en los casos en los que no hay medios de transporte adecuados.

Elegir las locaciones. La infraestructura, el transporte público, los accesos, el entorno y los servicios generales como bancos, cajeros automáticos, restaurantes o centros médicos son las principales variables a tener en cuenta. En esta etapa, algunas empresas prefieren contar con el asesoramiento de un consultor, que realiza la búsqueda de locaciones de acuerdo a los parámetros de cada compañía. Entre ellas, Clorox y Xerox.

Otras organizan equipos multidisciplinarios de trabajo, para tener el control del proceso de punta a punta. Por ejemplo, en Pepsico Snacks, formaron un equipo con colaboradores de Recursos Humanos, Marketing, Business Innovation, Legales & Asuntos corporativos. En Unilever, se aplicó la misma estrategia para apuntalar la relocalización de las oficinas del centro, al corredor norte de la Panamericana. “Un pequeño equipo de trabajo se encargó de relevar las oportunidades de compra, alquiler y leasing. Visitamos predios y evaluamos más de 25 propuestas, hasta encontrar la que mejor se ajustaba a nuestros requerimientos”, señala Santiago Bianco, gerente de Relaciones Industriales de Unilever y project leader de la mudanza.

Planificar la mudanza. En esta etapa también se recomienda aprovechar el talento de todas las áreas de la empresa involucradas, mediante una dinámica de empowerment, para anticipar errores y facilitar el proceso de adaptación. En el caso de MTV Networks, que organizó la mudanza en pleno proceso de regionalización, la división de tareas y el trabajo en equipo dio resultado, según Alexia Dahuach, vicepresidenta de Operaciones y Administración de la compañía en la Argentina. “Teníamos dos desafíos en simultáneo. Mientras se seleccionaba al nuevo personal, llamamos a licitación, elegimos el proyecto de arquitectura, controlamos la demolición, la obra y el equipamiento del nuevo edificio. Para que cumpliéramos con los tiempos, contamos con el apoyo de la gerencia General, Recursos Humanos y Tecnología”, recuerda.

Si se trata de mudanzas “de larga distancia”, el transporte es uno de los puntos clave en la planificación. Por ejemplo, en Xerox, que se mudó del centro a Martínez, se previó un subsidio para viáticos a los empleados que viven en zona sur y suroeste, se mantuvo el sistema de flex time, que da un margen de 30 minutos en el horario de ingreso y se realizó un relevamiento de medios de transporte, restaurantes, farmacias, sanatorios y gimnasios de los alrededores, que se distribuyó entre el personal.

Focalizar en la comunicación. “No es conveniente tratar el tema de la mudanza como información confidencial. Se debe mantener al tanto al personal durante todo el proceso de selección del nuevo lugar de trabajo”, asegura la directora de asuntos legales de Xerox, Mirta Marchena, que lideró el proceso de relocalización. En el marco de esa política, en Unilever asignaron “socios de recursos humanos” en cada área de la compañía, encargados de concentrar las consultas y evacuar dudas a lo largo de todo el proceso.

Involucrar al cliente interno. En algunas empresas incluyeron a los colaboradores en la puesta en valor de la nueva oficina, para darle identidad a los espacios de trabajo y generar mayor sentido de pertenencia. En el caso de MTV, se involucró a todo el personal, con el liderazgo del área creativa y de Marketing. “Cada uno aportó sus ideas. Pensamos todos los detalles que están a nuestro alrededor: los diseños, colores, dibujos y el mural pintado a mano. Es una forma de hacer participar a todos en un lugar en el que trabajamos”, dice Dahuach.

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