Viernes  29 de Febrero de 2008

¿Son las organizaciones dueñas de sus e-mails?

Es innegable que el uso de herramientas informáticas ha favorecido la productividad de las organizaciones, mejorado las comunicaciones y otorgado una mayor flexibilidad para enfrentar nuevos desafíos. Pero, en la misma medida que ofrece soluciones, la digitalización global del mundo trae aparejados nuevos riesgos asociados y un abanico casi infinito de implicancias, para las cuales la mayoría de las organizaciones no están lo suficientemente preparadas.

El correo electrónico como medio de comunicación interno o externo, resulta esencial a la hora de hacer negocios. Como toda herramienta, su uso es indefinido, pudiendo ser origen de problemas legales, desde demandas por discriminación o abuso sexual, violaciones de copyright o de patentes, exposición de secretos comerciales, violación de la seguridad interna, o abuso de recursos de la compañía. En todos estos casos el correo electrónico puede resultar una pieza clave en el proceso de investigación.

Pero la utilización del correo electrónico como evidencia digital, entendiéndose por esto información de valor probatorio, almacenada o transmitida en forma digital, requiere de un tratamiento y recaudos específicos. Se debe garantizar, en la medida de lo posible y de acuerdo a la jurisprudencia y legalidad vigentes, su admisibilidad en un proceso judicial.

En Argentina no existe una legislación específica sobre este tema, ya que la información digital es muy volátil y susceptible de ser alterada. Recurrir a especialistas en informática forense es necesario para poder garantizar la evidencia para preservarla, analizarla; y presentar el informe pericial, maximizando la posibilidad de que las pruebas halladas sean aceptadas legalmente como evidencia. Preservar la integridad de los datos originales, protegerlos contra posibles daños o alteraciones, mantener la cadena de custodia y documentar todos los pasos realizados, es tarea de los especialistas en informática forense capacitados. Además, llegado el caso, la exposición como testigo experto o perito de parte puede resultar necesaria.

La implementación de políticas de uso de las herramientas informáticas dentro de una organización, resultan un mecanismo adecuado para proteger los intereses de la misma, sirviendo para delimitar claramente los medios y las comunicaciones de carácter personal y privado. Esta regulación de uso, debería expresar concretamente cuál es el nivel de privacidad que los empleados deberían esperar de su empleador.

Igualmente, la sola creación de políticas no exime a la organización de tener que asegurar que el usuario final este informado de las mismas y capacitado en su aplicación. Mantener un registro fehaciente de la capacitación provista, incluso mantener una copia firmada de la recepción, lectura y entendimiento de las políticas debería ser una práctica estándar en toda organización, que busque minimizar los riesgos provenientes del uso y abuso del correo electrónico y de los hábitos de navegación de sus empleados.

Además, una buena práctica en su implementación, requiere de una coherente utilización de las mismas, por ejemplo aplicando las sanciones o advertencias correspondientes, de forma gradual y sistemática ante el mal uso reiterado de las herramientas de la organización. De esta manera, no solo se crea una cultura de uso racional del parque informático, sino que también permitiría demostrar que la política es de efectiva aplicación y conocimiento de todo el personal.

En vista del creciente uso inapropiado y perjudicial del correo electrónico, las organizaciones comenzaron a tomar precauciones mediante la creación de éstas políticas de uso de herramientas electrónicas y de la infraestructura informática. Paso necesario para minimizar los posibles riesgos implicados. Además, contar con profesionales capacitados en técnicas de informática forense, ya sea en el área de sistemas y/o en los equipos de auditora, otorga un valor agregado ante eventuales problemas legales.

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