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Paperless, gestión para tiempos ágiles

El fenómeno de despapelización se presenta como una herramienta de gestión en red para empresas, organismos públicos y privados. El concepto en la industria minorista y los procesos que conlleva esta práctica cada vez más inevitable.

Un avión de papel surca los aires de un hipermercado. Se trata de una señal que pregona el fin de la vida útil del soporte papel en la gestión impositiva y contable. Sin presión por reinventar la rueda, empresas que brindan soluciones en digitalización de documentos, aprovechan la corriente tecnológica y cultural de los dispositivos electrónicos para aliviar las fatídicas tareas administrativas. La adopción de softwares para la reducción del uso del papel aprovechando los sistemas de almacenamiento y gestión de información, es el objeto y motivo de este fenómeno.
Documentos comerciales, remitos, facturas, retenciones, pagos, contratos, informes, manuales, legajos de personal, expedientes, planos, entre otros son ejemplos de documentos que digitalizan desde Gestión Compartida, empresa especializada en brindar servicios profesionales de soporte. A través del canal, estas empresas han desarrollado un paquete de oferta de servicios y desarrollo de aplicaciones con funcionalidades que se ajustan a las necesidades de cada empresa. La especialista en digitalización de la empresa, Cecilia Aquino, explica que los documentos digitalizados "se van almacenando en los servidores principales, los cuales cuentan con respaldo de datos y contingencia en nuestro datacenter".

De la raíz al tallo

El término paperless, por sus siglas en inglés, "menos papel" o "despapelización", es una iniciativa que surge a través de una coalición de empresas ubicadas alrededor del mundo, centradas en la transformación de la forma en las organizaciones utilizan el papel y el contenido electrónico. La iniciativa Go Green "se centra en la reducción de la huella de carbono de una empresa, en concreto el uso de papel, a través de la aplicación de tecnologías de gestión de contenidos y de imagen", aseguran desde el sitio The Paperless Project.
"Hace nueve años, cuando comenzamos brindando este servicio, había más resistencia ya que no todas las empresas conocían", comparte Aquino, de Gestión Compartida. Fueron las grandes empresas quienes adoptaron primero porque "eran las que más sufrían los problemas de los documentos en papel". Luego le siguieron las pymes y el resto de los organismos. En la actualidad, es "más difícil encontrar firmas reacias a digitalizar sus documentos dado que el mercado empresarial y gubernamental ya lo está manejando".

Lo que no se ve

El concepto de 'Llevar la oficina a todos lados' trasciende cualquier intento de eslogan publicitario gracias a las facilidades que brinda la documentación digital, un acontecimiento que lleva ya un recorrido de más de 20 años de historia. Patricio Pinto es Gerente de Desarrollo Nuevos Negocios en Planexware, una empresa que lleva adelante Krikos 360, una plataforma web que le permite a una empresa comunicarse con todos sus partners de negocio (clientes, proveedores, instituciones financieras, estado) cumpliendo el paradigma que promete "una oficina sin papeles" y, por supuesto, una reducción en los costos.
La adopción de una plataforma global de intercambio de documentos en una empresa pareciera generar múltiples beneficios, que van más allá del ahorro en la factura de compra de papel. Patricio Pinto señala que hay ahorros cuantificables y no-cuantificables y cuestiona "¿cuánto ahorro genera poner a disposición de los clientes un medio transparente, unificado y veloz para tramitar sus pedidos a la empresa? Tenemos casos de clientes que hablan de un ahorro de un día y medio de una persona para cargar 400 pedidos sin imprimir ningún papel".
Sebastián Galo, responsable de Ventas de Tremblay, describe ventajas en la utilización de softwares especializados como "optimizar la velocidad del paso de órdenes de compra", algo que antes una persona se tomaba un día y medio de trabajo para pasar 400 órdenes de compra de tres clientes distintos, "contar con la información de cada orden de compra: códigos de producto, cantidades y precios" y "la eliminación de los errores involuntarios que conlleva la carga manual", concluye el responsable de ventas de la empresa de lácteos santafesina.
Aníbal A. Parera

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