Lunes  13 de Mayo de 2019

Una por una, las cargas administrativas que recaen sobre el empleador

Una por una, las cargas administrativas que recaen sobre el empleador

En el marco de un contrato de un trabajo, no son pocos los deberes administrativos que tiene un empleador. Se justifican como modo no solo de incorporar al trabajador a los diferentes subsistemas de la seguridad social, sino que además como metodología que facilita el control del cumplimiento de la normativa laboral en general.

Nos hemos permitido clasificar las garantías de la protección del trabajo en tres niveles (1):

-El primero es el jurisdiccional, por el cual el trabajador puede reclamar ante la justicia eventuales incumplimientos del empleador; el segundo es el sindical, mediante este el trabajador, a través de su representación gremial, puede defender no solo sus derechos sino que además sus intereses; y el tercero, es el Derecho administrativo laboral, donde el Estado, mediante sus órganos competentes, tanto a nivel nacional como provincial fiscaliza y eventualmente sanciona, todo lo relacionado con el cumplimientos de las normas protectorias del trabajo, lo que en consecuencia lo constituye como efectivo método de tutela. El convenio número 81 de la O.I.T. sobre inspección del trabajo (ratificado por la Ley 14.239 del año 1954) dispone que "El sistema de inspección estará encargado de: a) velar por el cumplimiento de las disposiciones legales relativas a las condiciones de trabajo y a la protección de los trabajadores en el ejercicio de su profesión, tales como las disposiciones sobre horas de trabajo, salarios, seguridad, higiene y bienestar, empleo de menores y demás disposiciones afines, en la medida en que los inspectores del trabajo estén encargados de velar por el cumplimiento de dichas disposiciones; b) facilitar información técnica y asesorar a los empleadores y a los trabajadores sobre la manera más efectiva de cumplir las disposiciones legales; c) poner en conocimiento de la autoridad competente las deficiencias o los abusos que no estén específicamente cubiertos por las disposiciones legales existentes". En este comentario haremos una referencia de los principales deberes administrativos de un empleador.

Obligaciones del empleador previas a la incorporación de trabajadores

Desde el momento que una persona (física o jurídica) decide contratar trabajadores se disparan obligaciones ante los órganos tributarios, administrativos y también sindicales. Entre ellas podemos indicar: Inscripción ante la AFIP como empleador; determinar, conforme su actividad principal, la asociación sindical que representará a sus trabajadores y en función de ello, determinar el encuadre convencional, lo que a su vez en la mayoría de los casos "arrastra" el encuadre de obra social y su posterior inscripción ante ella; contratar una Aseguradora de Riesgos del Trabajo (la opción de autoseguro, resulta materialmente una posibilidad para muy pocas empresas que prácticamente no tiene aplicación práctica en el ámbito del empleo privado), consignado obligatoriamente el valor de la alícuota, el plazo y un plan de mejoras de higiene y seguridad; gestión y habilitación del libro especial de sueldos (art. 52 L.C.T.) ante el organismo provincial o C.A.B.A. donde cada jurisdicción tiene sus propios requerimientos, formas y procedimiento. También ante la A.F.I.P., mediante clave fiscal en la página web de ese organismo, en el sistema de "Simplificación Registral" deberá dar de alta los establecimientos (indicando domicilio, CCT aplicable, y obra social), también deberá denunciar la A.R.T. contratada, códigos y denominación de la actividad principal y si la hubiera la secundaria. Deberá además contratar una compañía de seguros para brindar cobertura de vida a sus trabajadores (Decreto 1567/1974). Si contara con más de un establecimiento por lo general, se recomienda realizar el trámite de centralización laboral en el organismo de trabajo de la jurisdicción que corresponda (Resolución 168/2002 de la Secretaría de Trabajo).

Obligaciones al Contratar al trabajador

Una vez contratado al trabajador y con un día de anticipación (salvo algunas actividades en las que se permite realizar la carga antes de la prestación efectiva pero en el mismo día) deberá registrar el contrato de trabajo de cada empleado en el sistema de "simplificación registral". En él deberá indicar: C.U.I.L., apellido y nombre, domicilio real, código de obra social, monto de la remuneración mensual, modalidad de liquidación de sueldos (jornal o mensual), domicilio de explotación, código y denominación del puesto de trabajo a ejecutar, indicar si se trata de un trabajador rural, fecha de inicio de la relación laboral, modalidad contractual, convenio colectivo de trabajo aplicable, fecha de egreso prevista (si se trata de un contrato a plazo fijo, pasantía o de aprendizaje), condición de los servicios (comunes o insalubres). Respecto de trabajador debe informar datos complementarios, como ser domicilio, banco en el que percibe salarios y la CBU, nivel de instrucción, teléfono particular, email, como así también verificar si están correctos los datos de la familia del trabajador, e incorporar los datos faltantes. La regla es que la denuncia ante la AFIP la debe efectuar mediante el sistema de "simplificación registral" con clave fiscal. De no poder hacerlo por este medio lo deberá realizar mediante DDJJ con el formulario AFIP 885/A. El comprobante que emite la AFIP se debe imprimir por duplicado, donde el trabajador se debe quedar con una copia firmada por el empleador, y este último con una copia firmada por el trabajador. De esta presentación se dispara la información ante los diferentes organismos de la seguridad social. De conformidad con lo normado por la Resolución 37/2010 S.R.T. deberá realizar un examen médico previo de ingreso (también denominado preocupacional). Surgen también otras obligaciones por parte del empleador como por ejemplo requerir que informe si es beneficiario de algún beneficio previsiones (jubilación, pensión o subsidio por desempleo),si está afiliado a una asociación sindical (art. 6, Ley 24.642), e informar al trabajador el régimen de asignaciones familiares (Resolución 14/2002 de la Secretaría de la Seguridad Social), mediante el formulario ANSES 2.61, y comunicar a sus dependientes, dentro de los 30 días del inicio de una RRLL la obligación de presentar el F.572 web (vía internet con su clave fiscal). Salvo que el contrato de trabajo comience el primer día hábil del año debe requerir a su trabajador el formulario "Liquidación de Impuesto a las Ganancias - 4ta. Categoría Relación de Dependencia" (ex F-649 AFIP) extendido por el empleador anterior, o el formulario que el sistema genere como declaración jurada F. 1357, el que será puesto a disposición del beneficiario a través del "Sistema de Registro y Actualización de Deducciones del Impuesto a las Ganancias (SIRADIG Trabajador) o una nota sustituta con carácter de DDJJ, en la que el trabajador manifiesta que desde el primero de enero del año en curso hasta la fecha de ingreso no prestó servicios en relación de dependencia, esto a los efectos de que este nuevo empleador pueda continuar con la liquidación anual del impuesto a las ganancias de la cuarta categoría. Debe también registrar la entrega de ropa de trabajo y de elementos de protección personal conforme lo dispone la Resolución S.R.T. 299/2011. Asimismo debe entregar la correspondiente credencial de cobertura de la ART. También le debe hacer completar el formulario de designación de beneficiarios del seguro de vida obligatorio (Dto. 1567/1974). Por otro lado, si lo hubiera deberá entregar y hacer firmar los reglamentos internos de la empresa, requerir copia de DNI, acta de matrimonio (si fuera casada/o) partida de nacimiento y DNI de hijos y cónyuges a fin de registrar en el libro de sueldo hijos que generan derechos a percepción de asignación familiar; requerir una declaración de domicilio firmada a fin de cursar en ella notificaciones laborales. Si fuera un trabajador jubilado deberá denunciar la situación ante la ANSES mediante el formulario PS 6.10 de reingreso a la actividad. Si se trata de actividades que requieren habilitación profesional debe contar con las mismas (registro de conducir, matriculas profesionales, docentes, foguistas, etcétera). Toda esta documentación, sumado a otras (informes de entrevistas, psicotécnicos, CVs, solicitudes de ingresos, referencias, pruebas técnicas, etcétera) se concentran en una carpeta de cada trabajador al que en la jerga se lo denomina "Legajo Personal" al que lo hemos definido como el" soporte físico donde se concentra toda la documentación e información de cada empleado de la organización en todo lo relativo con la relación laboral (2). Si bien hoy nada impide y hasta es recomendable su digitalización, ésta aun no es capaz de reemplazar el soporte físico en papel.

Durante la relación laboral

Los deberes administrativos no se agotan con las instancias de ingreso sino que se perpetúan mientras esté vigente el contrato de trabajo: Todos los meses deben presentarse las DDJJ F-931 AFIP donde se liquidan los aportes y contribuciones al SUSS en el que se informan, además de las remuneraciones, aspectos tales como horas extras realizadas, vacaciones, licencias, condición de los servicios, modalidad contractual, cantidad de hijos, conceptos no remunerativos percibidos por el trabajador, si se le aplica CCT, etcétera; Confeccionar la DD JJ de Conceptos no remunerativos en forma mensual (Res. AFIP 3279); debe además registrar los sueldos liquidados en el libro especial de sueldos conforme lo dispone el art. 52 de la L.C.T.; y en caso de corresponder por alguna actividad especial, otros libros como por ejemplo Libro Ley Viajantes de Comercio, debe emitir y hacer firmar los correspondientes recibos de sueldos (art. 140 L.C.T.), los cuales hoy se habilitan en forma optativa por medio de firma digital; debe publicar en un lugar visible los horarios del personal (art. 6 Ley 11.544); si tiene contratadas mujeres que presten servicios durante la mañana y la tarde solicitar autorización para ello a fin de cumplir con el inconstitucional art. 174 de la L.C.T. (3); Debe publicar en un lugar visible una cartelera informativa sobre el sistema de riesgos del trabajo (Resolución SRT 268/2016); notificar las vacaciones con 45 días de anticipación; registrar todas las entregas de ropa y de elementos de protección personal; denunciar ante la A.R.T. los accidentes de trabajo ocurridos dentro de la empresa o en camino hacia o desde el trabajo (in itinere) , y los mapas de riesgos (detalle pormenorizado de los riesgos a los que se encuentran expuestos los trabajadores, de acuerdo a la Ley Nº 19.587 de Seguridad e Higiene Decreto Nº 351/79), para que luego la ART determine la realización de exámenes periódicos; asimismo debe enviar Declaraciones Juradas a las asociaciones sindicales informando el personal comprendido, sus remuneraciones, altas, bajas y seguros especiales de CCT en donde cada sindicato tiene su propia forma implementada; mantener actualizado el registro de simplificación registral; emitir anualmente o en caso de liquidación final la DD.JJ: a que se refiere el artículo 21 de la Resolución Nº 4003 AFIP que se confeccionará de acuerdo con la "Liquidación de Impuesto a las Ganancias - 4ta. Categoría Relación de Dependencia" cuyo modelo consta en el Anexo III de dicha resolución, informarla mediante clave fiscal el sistema generará el formulario de declaración jurada F. 1357 , el que será puesto a disposición del beneficiario a través del "Sistema de Registro y Actualización de Deducciones del Impuesto a las Ganancias (SiRADIG trabajador); por supuesto que debe atender inspecciones de diversos organismos públicos (AFIP, ANSES, SRT, autoridades administrativas provinciales), sindicales y de obra social; asimismo debe cumplir con los requerimientos de normas locales como por ejemplo la realización de cursos de manipulación de alimentos en CABA (cuya utilidad práctica nos permitimos poner en duda), muchas veces libretas sanitarias (donde tenemos una opinión similar); realizar capacitaciones en materia de higiene y seguridad requeridas y planes de evacuación; también debe mantener actualizados los datos de cada legajo personal y documentar las novedades que se producen a lo largo de la relación laboral (permisos, sanciones, evaluaciones de desempeño, enfermedades, estudios y capacitaciones, y un largo etcétera). Los tiempos de conservación de estos documentos varían. Por ejemplo el libro de sueldo se debe conservar hasta diez años después del cese de la actividad del empleador (art. 328 CCyCN inciso a); los recibos de sueldos durante diez años (art. 328 CCyCN inciso c); las DDJJ 931 ante AFIP, durante diez años.

Comentario aparte merece los controles que el empleador debe efectuar sobre trabajadores terciarizados (empresas de servicios eventuales, contratistas y subcontratistas) y pasantes en el marco de la Ley 26.427 y Decreto 1374/2011.

Al momento de la extinción

La extinción del contrato de trabajo también genera obligaciones al empleador de naturaleza administrativa: siendo fundamental archivar el documento por el que se instrumenta el egreso (notificación de despido, telegrama del trabajador de renuncia o denuncia del contrato de trabajo, escritura pública, etcétera). Confeccionar el recibo de haberes con la liquidación final y también se debe informar a la AFIP, en el sistema de "simplificación registral" la baja indicando la fecha y el modo de extinción, y haciendo luego firmar al trabajador el correspondiente comprobante y entrega de una idéntico firmado por el empleador, lo que se debe realizar en un plazo de cinco días de producida la baja; emitir el formulario PS 6.2 ANSES y el formulario AFIP 984 (certificado del art. 80 de la L.C.T.) los cuales debe gestionar ante la AFIP mediante clave fiscal, firmarlo y hacer certificar la firma ante escribano, autoridad policial o en forma bancaria (esto último es lo más usual); extender un certificado de trabajo simple con indicación de las tareas realizadas; extender un recibo de sueldo de la liquidación final; completar el formulario ANSES 6.1 si la extinción se produce por jubilación sobre "afectación de haberes"; y en alguna situación particular se debe comunicar al trabajador la determinación de la ART a que efectúe examen médico de egreso.

No deja de llamar la atención que el art. 39 de la Ley 25.877 dispone que "El MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL establecerá el organismo encargado y los procedimientos destinados a la simplificación y unificación en materia de inscripción laboral y de la Seguridad Social, con el objeto de que la registración de empleadores y trabajadores se cumpla en un solo acto y a través de un único trámite." Donde observamos que la pretensión del legislador está aún muy lejos de cumplirse. A esto se deben sumar los requerimientos de las jurisdicciones provinciales que suman carga administrativa, cuando perfectamente estos pueden acceder a lo informado en los registros de los organismos nacionales. Todo esto lleva que la Administración de Personal, que debiera ser algo mucho más sencillo, sea hoy una verdadera especialidad. No se discute en absoluto el rol de contralor que el Estado está obligado a llevar adelante, pero no deja de abrumar la cantidad de normas, inclusive muy dispersas, que exigen de forma diferente muchas veces lo mismo. Esto tiene su costo el cual no es menor. Las tecnologías del siglo XXI permiten mecanismos más sencillos, para que contratar a un trabajador no sea una misión tan compleja desde lo administrativo. Esto también es un factor que desincentiva la contratación de trabajadores y sobre el cual en esta Argentina de alta clandestinidad laboral merece una urgente revisión.

(1) Schiel, Eduardo O. "Curso de derecho laboral", Erreius, 2.017, página 431

(2) Schiel, Orozco, "Gestión de Personal", Aplicación Tributaria, 2.016, página 240

(3) Schiel, Eduardo O. op cit. página 194

El Dr. Néstor R. Orozco es Lic. en Relaciones Laborales (UNLZ); y el Dr. Eduardo O. Schiel

Lic. en Relaciones Laborales - Abogado (UNLZ) Docentes de la Universidad Nacional de Lomas de Zamora en la carrera de Relaciones Laborales, Consultores de empresa y cámaras empresariales y Autores de Libros sobre Gestión de Personal, Remuneraciones, Derecho del Trabajo y Administración y Liquidación de Sueldos y Jornales, siendo sus email: estudio.norozco@gmail.com; eoschiel@hotmail.com.

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