Cómo usar la herramienta digital de AFIP que ahora es obligatoria para empresas

Pocos días atrás un gran número de empresas de diversos rubros han recibido una comunicación de la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) a través del Domicilio Fiscal Electrónico, por la cual se les notificaba la inclusión obligatoria a partir del período devengado mayo/junio 2021 en el Servicio Web "Libro de Sueldos Digital" (LSD).

Adicionalmente, como ha venido haciendo en las oportunidades anteriores, el organismo otorgó a los empleadores un período para efectuar pruebas en el servicio web, previo a su utilización "en vivo". En este sentido, para los empleadores que deban utilizar el servicio del LSD a partir de esa fecha, el tiempo de prueba estará vigente hasta el 14 de mayo de 2021, y para los empleadores que deban utilizarlo a partir del devengado junio (vencimientos julio 2021), el módulo de prueba estará disponible hasta el 11 de junio de 2021.

Si bien el LSD fue implementado varios años atrás mediante Resolución General N° 3781/2015 y normas complementarias, su utilización se torna obligatoria recién a partir de la notificación de la AFIP. Dichas comunicaciones habían sido paulatinas hasta la fecha y han alcanzado a un universo relativamente pequeño de empleadores, siendo que incluso por la pandemia no se habían cursado nuevas notificaciones hasta este momento. No obstante, no solo la AFIP ha reactivado su envío, sino que ha ampliado la cantidad de empleadores alcanzados.

¿Qué implica tener que presentar el Libro de Sueldo Digital?

 La LSD es una herramienta informática que almacena las liquidaciones de haberes de los empleados, unificando en un único trámite varios procesos de payroll:

• Libro de Sueldos según el formato definido por la AFIP.
• Declaración Jurada de Cargas Sociales (Formulario N° 931).
• Declaración Jurada mensual de conceptos no remunerativos (Resolución General N° 3279/2012).
• No obstante, la puesta en práctica de este sistema no reemplaza la rúbrica del Libro de Sueldos establecido por el artículo 52 de la Ley de Contrato de Trabajo, cuyo trámite deberá seguir su curso habitual conforme la regulación que impone cada jurisdicción local competente en la materia (Provincias y CABA).

Por otro lado, destacamos que esta herramienta se nutre de información de otros sistemas de la AFIP (Sistema Registral, Simplificación Registral Empleadores y Declaración en Línea), por lo que los datos obrantes en estos registros deben resultar íntegros, actualizados y consistentes entre sí. Nos remitimos, a modo de ejemplo, a los datos de las altas de los empleados (domicilio de trabajo, convenio colectivo, categoría, puesto, etc.), los cuales deberían estar actualizados para evitar trasladar información errónea a las hojas móviles del LSD de la AFIP, a la vez que se evitan las multas formales aplicables ante la falta de actualización de tales registros.

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¿Qué puede ocurrirles a los empleadores que no cumplan con la implementación del LSD? 

Teniendo en cuenta que desde el período de uso obligatorio del LSD ésta pasa a ser la única vía que habilita la confección del Formulario N° 931 -y sin perjuicio de las sanciones que puede acarrear el sólo incumplimiento de un requerimiento del Fisco-, resulta vital efectuar cuidadosamente la parametrización de esta herramienta ya que, de existir inconsistencias que impidan generar la presentación, el contribuyente podría verse impedido de enviar a la AFIP la declaración jurada mensual de cargas sociales.

Es importante mencionar que, conforme nuestra experiencia profesional, la omisión de presentación del Formulario N° F931 -aun cuando el contribuyente pague los importes correspondientes de aportes y contribuciones- podría derivar en una rápida apertura de una fiscalización que requiera la presentación de la declaración jurada respectiva y, ante el incumplimiento del requerimiento, proceder a determinar el impuesto no declarado con sus accesorios y sanciones (multa de hasta el 100% del capital reclamado).

¿Qué debería hacer aquel contribuyente que ha recibido la comunicación de la AFIP? 

Teniendo en cuenta las implicancias comentadas, resulta muy importante emprender cuanto antes un proceso de parametrización inicial en forma eficaz y consistente. Es por ello que sugerimos, en primer lugar, validar que los datos provenientes de los otros sistemas con los cuales interactúa el LSD sean los correctos y se correspondan con aquellos obrantes en los registros internos de la empresa, tales como el maestro de empleados, sistemas de reporte internos de liquidación, etc. Luego, se deberá proceder a la parametrización (compatibilización) de los conceptos de liquidación de la empresa con aquellos conceptos estándar determinados por la AFIP, para poder pasar a la fase de testeos y aprobación final de la implementación, posibilitándose así la salida "en vivo" con el LSD.

De nuestra perspectiva, el LSD digitaliza, virtualiza e incluso simplifica -de estar correctamente implementado- las obligaciones registrales en materia laboral y previsional a las que se encuentran sujetos los empleadores, aun cuando su implementación implique un esfuerzo inicial.