Oficinas abiertas y mesas compartidas afectan la productividad

por  JUDITH EVANS

Financial Times

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Oficinas abiertas y mesas compartidas afectan la productividad

Las propuestas de lugares de trabajo sin paredes y con mesas 'comunitarias' favorecen las distracciones. Para ser más productivos, los empleados necesitan tener un espacio que sientan su 'hogar' en la oficina

Cuando Christopher Walsh, investigador jefe de la start up neozelandesa de finanzas personales MoneyHub, se registró en una oficina de WeWork en Londres, se quedó sorprendido por lo que vio. "Todo eran distracciones".

Los grifos de sidra, vino blanco y cerveza sin límite se abrían a las 3 de la tarde, "así que toda la planta se convertía en un bar", añade. "Se supone que es el futuro del trabajo, pero para mí era el antitrabajo. Me tuve que encerrar en la sala de teléfonos para poder hacer mi tarea".

El rápido ascenso de WeWork -seguido por una caída aún más rápida tras la cancelación de los planes para salir a Bolsa- ha alimentado un sinfín de tendencias en el diseño de las oficinas contemporáneas: mesas de trabajo compartidas, nada de paredes, una mayor densidad y una combinación de trabajo y relax.

Pero como pudo experimentar Walsh, puede existir una fina línea entre un lugar de trabajo con cierta algarabía y otro con una alboroto agobiante. Afirma que otras sucursales de WeWork donde ha estado eran diferentes, pero la de Londres combinaba el caos con el anonimato. "En muchos aspectos es muy impersonal".

Cuando se trata de oficinas en general, la experiencia de Walsh está respaldada por las investigaciones al respecto. El espacio de oficina que le corresponde a cada persona se está reduciendo en todo el mundo: se están tirando los tabiques y las mesas de trabajo se comparten, mientras las organizaciones intentan combinar la eficacia de los costos con la energía creativa. Pero estas tendencias pueden producir en algunos casos el efecto contrario.

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Un estudio de 2018 promovido por la Escuela de Negocios de Harvard realizó un seguimiento de los empleados de dos compañías antes y después de que se remodelaran sus oficinas tirando paredes, puertas y "otras limitaciones espaciales". Los trabajadores reaccionaron ignorándose unos a otros. Las interacciones personales se redujeron en un 70% a favor de la comunicación digital.

Otra investigación mostraba que las oficinas sin tabiques, con mesas compartidas, llevaban a una mayor sensación de "deshumanización" que las oficinas a la vieja usanza. La Universidad Católica de Lovaina (Bélgica) sondeó a más de 500 empleados ejecutivos en firmas aseguradoras, de materiales de construcción y minería. La mayoría pensaba que las oficinas sin paredes y con mesas compartidas les hacían estar de acuerdo con afirmaciones tales como: "Mi empresa me trata como a un robot".

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Los promotores inmobiliarios y arquitectos afirman que el problema está en el mal diseño. El promotor Sir Stuart Lipton compara los espacios de oficinas con mesas apiñadas, cubículos o pequeñas particiones con "granjas de pollos". En ese sentido, afirma: "Existe una falta de humanidad. Las empresas no piensan en sus empleados". Cuando las mesas están apiladas, los trabajadores necesitan espacios de trabajo adicionales para compensar. "La gente necesita tener libertad de movimientos".

La densidad excesiva parece ser parte del problema. Tim Oldman, consejero delegado de la firma de investigación Leesman, afirma: "El factor preocupante es que cada vez más empresas piensan en ganar productividad en términos de '¿podemos meter a más gente en menos espacio?'". Aunque la densidad de las oficinas ha aumentado en general -el espacio por persona en los Estados Unidos se redujo un 8,3%, a unos 18 metros cuadrados entre 2009 y 2018, según Cushman & Wakefield- algunas meten muchos más trabajadores. WeWork, por ejemplo, cuenta con más de cinco metros cuadrados por persona en su cartera global.

Para el bienestar de los trabajadores hay otro problema: el trabajo flexible, por el que las empresas exigen a sus empleados que compartan las mesas, eliminando así la posibilidad de tener un "hogar" en el trabajo.

Según la consultora Advanced Workplace Associates, las mesas compartidas sólo se usan, en un día de trabajo normal, un 48% de la jornada.

Las empresas deben consultar con los empleados, afirma Rose Haslem, directora de diseño y arquitectura de Spacelab. Entre los errores más comunes están la creación de un área para que la gente trabaje con sus portátiles pero que carecen de suficientes enchufes, o un puesto de trabajo en mitad de un pasillo.

Los diseñadores deberían considerar el uso de paneles acústicos para absorber el ruido. También deberían tener en cuenta a la gente más introvertida de la plantilla que "quiera sentirse más aislada en lugar de ser absorbida por el agite general", afirma Haslem. 

Laurent Taskin, autor del estudio belga, dibuja un cuadro desolador de los espacios de oficinas modernos: afirma que pueden llevar a la gente a trabajar desde casa para evitar el ruido y a "la lucha por encontrar un lugar confortable en lugar de la frialdad de los espacios abiertos".

Los empresas y los diseñadores también se enfrentan al reto de distinguir entre la resistencia natural de los trabajadores al cambio y la identificación de problemas genuinos. Amelia Saberwal, coach de lugares de trabajo, afirma que "existe un proceso de gestión del cambio que tiene que ocurrir para que la gente se sienta a gusto". Añade que realizar cambios en una oficina existente puede ser un gran reto. "Cambiar la rutina es un gran shock para el sistema. La gente suele odiarlo. Pero hay que estar preparado para ser la persona más odiada del edificio".

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