Gestión del caos: por qué administrar el cambio no es para cualquiera

por  DANIEL COLOMBO

Facilitador y Máster Coach especializado en CEOs, alta gerencia, profesionales y equipos; comunicador profesional.   www.danielcolombo.com

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Gestión del caos: por qué administrar el cambio no es para cualquiera

Se requiere apertura mental e inteligencia emocional en los altos ejecutivos y, especialmente, los mandos medios, para que la incertidumbre no desgaste a los equipos.

Las organizaciones de todo tipo se debaten diariamente en un mundo vertiginoso y en constante transformación. De allí que el rol de administrar situaciones cambiantes minuto a minuto no es para cualquiera: se requieren grandes dosis de excelencia profesional, entendimiento, apertura mental, equilibrio en la gestión emocional y, fundamentalmente, mucha, mucha paciencia. Es justamente este aspecto, el de la gestión de las emociones, lo que caracteriza a líderes resonantes capaces de transformar el caos en organización efectiva.

Para empezar a entender el concepto de caos, propongo encuadrar la idea: se trata de algo que está confuso y desordenado, que no sigue procesos ni un orden lógico por lo que el clima organizacional a veces está inundado de tensión e incertidumbre. Cuando no hay certezas y el rumbo es errático, las decisiones se suelen tomar por impulso. Si bien en cualquier empresa es inevitable una dosis de caos, el vivir permanentemente inmersos en este estado de las cosas desgasta a las personas y no permite un funcionamiento óptimo.

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La amplitud mental es una cualidad que comparten las personas seguras de sí mismas. También influye directamente en la empresa, ya que contar con ella es abrir un mundo de posibilidades para evolucionar. Esto se traduce en la oportunidad de crecer como persona y como profesional, y, al mismo tiempo, es el pasaporte para el aprendizaje continuo.

Gestionar el caos

La solución al problema es aprender a convivir con el caos y a gestionarlo progresivamente. Se trata de transformar paso a paso la cultura organizacional. La cultura es el conjunto de símbolos, vínculos, experiencias, formas de pensar, sentir, decir y hacer que tiene una organización de cualquier tipo.

Por ejemplo, en empresas que no cuentan con procesos para cada área, el problema frecuente donde irrumpe el desorden no sólo abarca lo administrativo, sino algo más básico y fundamental como son los vínculos interdepartamentales. Hay equipos que no se hablan, no comparten información; los responsables están desconectados y usualmente se genera mucha desconfianza y acusaciones cruzadas.

Desde otra perspectiva, la económico-financiera, indispensable para subsistir y seguir operando, una empresa o negocio caótico pierde mucho dinero, además de tiempo, ya que las fugas de energía son de doble vía: en aspectos tangibles como las entradas, salidas de flujos de caja y las inconsistencias en los aspectos operativos; y también en las relaciones del talento humano: desgaste permanente, tensión, falta de colaboración, baja energía, cero espíritu colaborativo.

Para implementarlo con efectividad, recomiendo que se designe un equipo especial, ‘de elite’, con la fortaleza interna y las habilidades de management necesarias para liderar el proceso. Un aspecto fundamental: hay que dotarlo de los recursos humanos, la tecnología y, sobre todo, el poder de decisión acorde a la enorme tarea que van a realizar.

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Todos los hemos sufrido más de una vez: los aniquiladores de sueños son esas personas que nos rodean en el ámbito del trabajo y en el personal, que siempre quieren tirarnos hacia abajo y aniquilar nuestras metas y proyectos. Este tipo de personajes no sólo se contentan con arrojar sus frustraciones sobre nosotros, sino que hasta pueden disfrazarlas de buenas intenciones.

Fuerzas y contrafuerzas

Las personas responsables de gestionar el caos en las empresas saben que el proceso incluye un balance de fuerzas y contrafuerzas. Fuerzas son todas las acciones y necesidades concretas a implementar para ordenar el caos.

A las fuerzas se opondrán contrafuerzas, representadas por aquellos aspectos de la vieja cultura a transformar: aquí aparecerán trabas y dilaciones de todo tipo, personas quejosas y quedadas en el tiempo, “aquí esto se hizo siempre así y no va a cambiar” y todos los demás ‘no’ que buscarán interponerse en el camino del cambio.

Desde un punto de vista asertivo es necesario tomar en consideración estas variables, equilibrarlas lo mejor posible, no rendirse y aprender a generar entornos de confianza con los que levantan su bandera de contrafuerzas para poder utilizar esa misma energía y convertirla en un dínamo transformador.

Recordemos que todo cambio produce en las personas miedo e incertidumbre hasta que los primeros resultados empiezan a verse en forma tangible y concreta. Para esto pueden pasar varios meses o años. Vale la pena encarar el proceso.

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La inteligencia emocional es una de las habilidades indispensables en el mundo relacional de las personas, ya que permite conectar mejor con quienes somos y convivir eficazmente con el entorno en todo tipo de situaciones.

Ordenando el caos en 5 pasos

Para empezar a ordenar una organización de cualquier tipo es necesario empezar a despejar el estado interno de confusión progresivamente. Aquí, algunas formas de lograrlo en el mediano plazo:

  1. Diseño organizacional y estructural: un buen punto de partida es redefinir los roles, volcarlos en un organigrama operativo claro y conciso; detectar tareas duplicadas; verificar si los recursos humanos están en el lugar apropiado para su mejor desempeño; y encarar los cambios que sean necesarios. Se trata de ser arquitectos para construir nuevos cimientos y, desde allí, proyectar el futuro.
  2. Contar con información confiable. Un alto porcentaje de incidencia en el caos reinante es la falta de datos conciliados y de información que permita tomar mejores decisiones. Será necesario trabajar con las áreas que corresponda para que empiecen a producir información fiable para que los líderes de cada sector puedan empezar a cruzarla, mejorarla y convertirla en indicadores de funcionamiento, rentabilidad y resultados cada vez más precisos. Sin indicadores certeros no será factible gestionar el caos, mucho menos proyectar futuro.
  3. Aprender a delegar tareas y distribuir mejor la carga operativa. En medio del caos es posible que las personas con mayor habilidad y dedicación estén sobrecargadas, mientras que las demás, de un desempeño en el nivel estándar a moderado, quizás estén haciendo menos de lo esperable. Ecualizar apropiadamente este desequilibrio ayudará a enderezar esa parte del barco.
  4. Desarrollar el espíritu del equipo. En organizaciones desordenadas, el trabajo en conjunto suele ser una utopía, porque las personas van, hacen lo mínimo indispensable y lo que más anhelan es salir de ese ambiente tóxico. La transformación empresarial necesitará abarcar un programa de entrenamiento permanente para que los equipos se fortalezcan desde adentro y, en algunos meses, empiecen a manifestar por fuera ese logro de concordancia interna asociado luego a las metas a cumplir. 
  5. Trazar planes viables y fijar plazos. Otro problema de la gestión del caos en organizaciones es que no hay plan: se mueven en forma reactiva a medida que se presentan las situaciones. Esto, obviamente, suma más descontrol. La propuesta es que el líder máximo de la empresa encare este proceso de planificación estratégica global general, y que cada responsable de áreas lo baje al nivel de sus equipos. Luego, comunicarlo en forma clara y asertiva a todos los niveles de la organización

Con un plan certero, estrategia y paciencia se logrará en un proceso continuo eso que parecía tan complejo y desafiante al comienzo: gestionar el caos y conducir a la empresa, negocio y organización de cualquier tipo y tamaño a un futuro de mayor organización, logros y objetivos. Se reavivará el espíritu de equipo y colaboración entre las áreas, y se obtendrá el necesario rédito en los resultados económicos, fundamental para garantizar la sustentabilidad del negocio.

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