El Cronista Comercial

¿Qué es necesario mirar a la hora de delegar tareas?

por  DIEGO SLOBODIANINCK

 Director de Aqnitio.

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¿Qué es necesario mirar a la hora de delegar tareas?

Delegar, según el diccionario: "Dicho de una persona: Dar la jurisdicción que tiene por su dignidad u oficio a otra, para que haga sus veces o para conferirle su representación" – R.A.E.- El foco, desde esta acepción, está puesto en la persona, en las personas. Ahora bien, desde el verbo que lo ejecuta, lo define en la acción, por lo que debemos indagar en un universo más amplio, que seguramente contiene a la definición y, sobre todo, facilita su desarrollo.

Delegar o no, delegar a medias, delegar minimizando el riesgo, delegar con o sin apoyo, andar. En definitiva, el camino de soltar está implícito en una delegación. ¿Soltar? ¿Soltar qué?

"Hay personas a las que les cuesta delegar y buscan mantener el control en forma permanente", afirmaciones como éstas podemos encontrar con frecuencia. Delegar y controlar no son antónimos, no se anulan mutuamente, sino que conviven, pueden convivir. El punto es el equilibrio, si controlar se convierte en la acción que anula lo delegado entonces no hay delegación, pero tampoco hay control, hay intervención, acción que anula tanto la delegación como el control en sí. Por tanto, aprender a delegar es aprender a controlar. Controlar no es ejecutar una acción, controlar es monitorear, auditar, indagar, verificar, para tomar decisiones, pero controlar no tiene implícito el "hacer la tarea" que se ha delegado. Del mismo modo, "delegar" implica control porque la verificación es parte del acompañamiento, del acompañar al otro, al sistema, a la persona, al equipo, en torno a aquello que se delegó.

Frente a esto es importante visualizar a la organización desde la perspectiva de los procesos que la componen y la configuran en un gran sistema, una telaraña de flujos a través de los cuales fluyen documentos, controles, decisiones, materiales, productos, información. En fin, todo, todo, todo lo que ocurre en la organización y le da vida. Los procesos existen estén o no documentados, resulten las ideas y las prácticas en simultaneo o en forma secuencial (como el lenguaje).

Entonces, ¿qué podemos hacer para delegar y mantener el control de manera efectiva?

1. Pensar a la organización como un sistema compuesto por personas que interactúan, deciden, crean, piensan y sienten con el otro, con los otros, a través de canales que las unen en diferentes actividades, canales que constituyen procesos.

2. Establecer objetivos, impulsar el ánimo y animarse a convertirse en observador -facilitador, invitando al otro a crear con otros y consigo.

3. También es importante contratar gente que sepa, quiera, pueda y dejarlos poder.

4. Pensar en el ámbito de control como un todo, trabajar para generar esa cultura y no enfocarse en las actividades específicas que llevan a mirar el árbol y perder de vista el bosque (clave para que una organización prospere).

5. Definir los procesos de la organización de forma simple y efectiva y que no sea una tarea burocrática. Para hacerlo, hay que desarrollar una cultura de equipo y una visión sistémica ya que cuando esto ocurre el nivel de conciencia pasa de Persona-Actividad a Equipo-Sistema. Esto es importante porque una organización es un entramado de procesos. Gestionarlos invita a visualizarlos, a saber dónde están, cuáles son, cómo son. Ver lo que circula, los canales, por dónde, entre quiénes, cómo. Es la base fundamental para administrar.

Operaciones en 5D

Lograr un enfoque sistémico que permite delegar, bajo una suerte de "delegabilidad" (no existe la palabra como tal, pero sí el poder que el concepto tiene, intentando totalizar una acción concreta en una característica del sistema). Podemos pensar en un mapa de 5 dimensiones. En Aqnitio desarrollamos esté esquema que permite ver a la organización como un gran sistema de actividades interrelacionadas (3 dimensiones de flujos físicos, comerciales y financieros), que son llevadas a cabo por personas (dimensión de personas) permitiendo configurar el ambiente de control deseado (dimensión de ambiente de control). Este modelo es una representación -como todo modelo- simplificada y relevante de la realidad para comprender las interrelaciones que definen el sistema organización, delinear el camino que potencia la "delegabilidad" en tanto aptitud y capacidad de la organización para delegar, y guía para todo Dueño-Administrador, de las claves a tener en cuenta para pensar un esquema robusto y potenciador en el camino de la delegación.

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