Columnistas

La importancia de gestionar a sus proveedores: socios externos claves

Por LAURA V. MARTINEZ

Asociada de la División de Bancos y Servicios Financieros de Lisicki Litvin y Asociados

La importancia de gestionar a sus proveedores: socios externos claves
LAURA V. MARTINEZ
22/10/2019 | 18:06

En las últimas semanas, las Responsabilidades de los Proveedores han vuelto a estar bajo la lupa y al mismo tiempo, de forma indeclinable, el accionar de control por parte de las empresas que contratan.

Ante obras o construcciones de cualquier índole o magnitud, resulta necesario tener cubiertos los controles tanto sobre el personal contratado – entre otros en el ámbito de Seguridad e Higiene -, como sobre las máquinas o herramientas que se disponen en tales obras.

El objetivo de esto responde a prevenir accidentes y a, en caso de que los mismos ocurrieran, tener un orden suficiente como para respaldar el cumplimiento de las obligaciones que le caben al contratante.

Del último “informe provisorio de accidentabilidad laboral”, correspondiente al primer trimestre de 2019, elaborado por la Superintendencia de Riesgos de Trabajo, se observaron, particularmente, incrementos en la cantidad de accidentes laborales, en el segmento minas y canteras, que incluye la actividad petrolera.

La pregunta inminente ante dichas situaciones es cuán cubiertos de posibles contingencias se encuentran las empresas que contratan servicios y qué acciones llevan a cabo en pos de minimizar los riesgos que surgen de esa contratación.

La situación habitual, donde recursos que ingresan a la empresa brindan servicios críticos para el contratante, y no cumplen con los requisitos legales que le aplican - sean empleados u otros recursos que se ponen a disposición en el servicio prestado, como ser maquinarias o vehículos – genera un riesgo muy alto. Si bien el tema tomó especial notoriedad con la noticia del pasado mes de septiembre tras el derrumbe en una obra en construcción en Ezeiza, este tipo de eventos se dan de forma más frecuente que lo pensado.

Realidades como las descriptas ponen sobre la mesa los riesgos que se desprenden de la contratación de terceros, poniendo en juego la Responsabilidad Solidaria. Tal como lo indica la legislación laboral argentina, cuando una persona es contratada por otra para brindar servicios a una tercera, ambas son solidarias en materia laboral frente al trabajador.

La responsabilidad solidaria es bastante temida por las empresas contratantes, porque implica una carga operativa de control y seguimiento por parte de ellas. Sin embargo, buscando un equilibrio entre la eficiencia y la minimización de los riesgos, es posible que las empresas mantengan en niveles adecuados de riesgos su gestión de proveedores.

En los últimos años y habiéndose agudizado la crisis en nuestro país, la propuesta de Tercerizar Servicios resulta muy interesante ante los cambios y modalidades que actualmente existen en el mercado argentino. Esta situación se da usualmente en los servicios de limpieza, vigilancia, logística y tareas de mantenimiento, aunque existen industrias que presentan servicios específicos que en términos generales requieren más supervisión, tales como empresas constructoras, transportistas, petroquímicas, entre otras.

Para Minimizar los Riesgos, esta modalidad de contratación debe llevarse con apego a la ley, tomando en cuenta la prevención de riesgos laborales, y todo aquello que haga a la prestación del servicio, con un sustento del marco legal. Igualmente, la gestión empresarial de proveedores resulta un concepto elemental en el marco de la Ley 27.401 de Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas, donde implementar procedimientos específicos que comprueben la integridad y trayectoria de terceros o socios de negocios, como son los proveedores, es crucial para una buena gestión. La ley dispone que el programa de integridad incluya reglas y procedimientos específicos para prevenir actos ilícitos en el ámbito de concursos y procesos licitatorios.

En la actualidad, existen numerosas opciones para organizar la información y los controles, empleando mecanismos digitales, que permiten tener ordenada toda la documentación en relación a los proveedores y los recursos que éste pone a disposición de la organización. A través de estos portales web, no solo se logra mantener en orden la información, sino que también permiten emitir alertas sobre el cumplimiento por parte de los proveedores, pudiendo gestionar el acceso de los empleados, máquinas y vehículos a la organización a través de consulta en la web y gestionando sus pagos en función de su grado de cumplimiento, con un acceso a la información las 24 horas del día, los 365 días al año.

Los proveedores son organizaciones que deben cumplir con requisitos legales y constituyen aliados en el circuito de negocio de la Entidad; por lo que esta alianza proveedor-cliente debe estar “sustentada” con la documentación legal que corresponda. El proveedor debe contar con un legajo de información económica, financiera e impositiva, que permita llevar una adecuada política “Conozca a su proveedor”, siendo la tecnología el medio más que idóneo para que estos controles se cumplan en tiempo y forma.

Estas herramientas tecnológicas ofrecen amplias opciones de gestión de información, desde tramitar licitaciones en forma on-line hasta manejar información con mayor rapidez, pudiendo exportar datos a otras aplicaciones y realizar los análisis pertinentes, obteniendo comparaciones que muestren valores de interés.

La información soportada en tecnología permite medir cumplimiento de los proveedores, alertar situaciones de riesgo y gestionar resultados, evitando que las empresas caigan en sesgos y errores de percepción en relación a sus proveedores, dejándose llevar por la antigüedad de la relación con sus proveedores, sin “alertar” los resultados de los controles.

La revolución digital está transcurriendo ahora y lo más interesante es que llegó para quedarse. No podemos pensar ningún proceso de una organización sin la colaboración de la tecnología, acompañada por el conocimiento de qué controlar y cómo hacerlo.

Ante todo lo mencionado, reiteramos que el objetivo de fortalecer la gestión de los proveedores es prevenir y detectar conductas irregulares y alinear las políticas corporativas con la legislación vigente y las buenas prácticas del mercado, resultando así una mejora en los procesos de compras y contrataciones y en la gestión de los recursos de cualquier Entidad.