Ya llegó el nuevo regimen de factura de crédito electrónica: guía paso a paso para pymes
La Factura de Crédito Electrónica (FCE) se lanzó y llega para ocupar el lugar de los comprobantes de ventas que dará sustento a la transacción desde una perspectiva comercial y fiscal. El objetivo de la norma consiste en impulsar y consolidar el financiamiento de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (MiPyMES), creando nuevas alternativas o canales de financiación que permitirán reducir el costo del endeudamiento y, de esta forma, lograr mayor competitividad para el sector.
El objetivo es que dentro de los 30 días corridos -contados a partir de la emisión de la FCE-, las MiPyMes cuenten con el pago de la misma, o bien con un título de crédito, el cual podrá consistir en un cheque de pago diferido o una FCE aceptada susceptible de ser negociada.
Tanto las MiPyMES como las Grandes Empresas están o estarán impactadas por el nuevo régimen de factura de crédito electrónica que se pretende consolidar. Con él, las empresas que no aparezcan en el listado de EMPRESAS GRANDES confeccionado por AFIP, deberán emitir FCE -para montos a partir de los $100.000- a los clientes que se encuentren comprendidos en el mismo.
El nuevo régimen comenzará a regir teniendo en cuenta el cronograma definido por la autoridad de aplicación, que considera la actividad principal de la empresa que emitirá el pago. Desde el mes de septiembre al mes de noviembre, el régimen estará consolidado y masificado para la mayoría de las empresas.
La iniciativa involucra diversos sectores de las compañías (sean estas MiPyMES o Grandes Empresas), tales como: facturación, cuentas a pagar y cuentas a cobrar, entre otras, y requiere necesariamente la readecuación de ciertos procesos y sistemas informáticos.
A continuación, compartimos una guía rápida para saber cómo proceder en el caso de empresas pequeñas/medianas, así como de las más grandes.
MAPEO: identificar en el cronograma de actividades cuándo corresponde lanzar masivamente el tema de factura de crédito electrónica y tener el esquema preparado para cuando esto suceda. Cabe destacar que cuando llegue ese momento, no habrá opción para eludir el entorno factura de crédito.
SISTEMAS: realizar modificaciones. Primero, los códigos de facturación: decidir si se creará un nuevo punto de venta o se continuará con el anterior. Segundo, incorporar todos los datos en la factura que me obliga el régimen de factura de crédito electrónica. Tercero, interactuar con el registro que, por estos tiempos, muchas compañías lo hacen de manera manual.
PROCESOS: definir las cuestiones esenciales: primero, qué sector tomará a cargo los nuevos procesos que demanda el régimen de factura de crédito electrónica, fundamentalmente seguimiento de aceptaciones, rechazos y pagos. Y segundo, definición en aspectos tales como notas de débito y notas de crédito de aplicación futura, con toda la complejidad que esto conlleva.
Fiscales: tener en cuenta la novedad que se introduce en materia de diferencias de cambio, donde a partir de la FCE se desdobla el tratamiento fiscal principalmente en IVA y en Ingresos Brutos (sólo están gravadas en el Impuesto al Valor Agregado las existentes entre la emisión y la aceptación) y lo concerniente al seguimiento de las retenciones sufridas por aforo teórico. Esto significa que, de haber sido pasible de retenciones por este mecanismo automático, corresponderá efectuar el correspondiente seguimiento para verificar que la Empresa Grande devuelva las retenciones efectuadas en exceso. De no hacerlo, se verán incrementado innecesariamente los saldos a favor inmovilizados.
DEFINICIÓN: en primer lugar, definir si se aceptarán Factura de Crédito Electrónica o, por el contrario, se entregarán dentro de los 30 días corridos de recibida la factura, cheques de pagos diferidos. Esta última opción puede generar un fuerte impacto financiero para el deposito de las retenciones practicadas.
MAPEO: revisar el calendario para saber desde cuándo van a comenzar a recibir masivamente las FCE, lo cual dependerá de la actividad principal de la EMPRESAS GRANDES.
DOMICILIO FISCAL: Definir su delegación en materia de FCE para enfatizar los controles y evitar la aceptación tácita.
PROCESOS: definición de los nuevos procesos de aceptación, rechazo y pago. En diversos casos, el proceso de conformación de una factura involucra varios sectores, lo cual exige una nueva coordinación debido al plazo de los 30 días corridos. Además, habrá que definir qué sector centraliza la interacción con el registro y comenzar a chequear nuevas formalidades que se incorporan con a las FCE. Definir un protocolo de recepción de FCE para que el emisor acepte que, de enviar la factura con muy poco tiempo de antelación a su vencimiento, la misma será rechazada.
SISTEMAS: dar de alta estos nuevos códigos de facturas recibidas, especialmente tener en cuenta cómo reacciona el sistema frente al supuesto que la emisora de la FCE no opte por dar alta un nuevo punto de venta y por lo tanto, exista la posibilidad de que se dupliquen números de factura por emisor. Definir la interacción con el registro: en el mercado ya existen soluciones informáticas que responden adecuadamente a los requisitos exigidos y que se encuentran preparados para interactuar con la mayoría de los ERP existentes.
PAGOS: Definir un nuevo protocolo de días de pagos para evitar que FCE aceptadas aparezcan impagas en el registro.
DIFERENCIAS DE CAMBIO: Considerar que el régimen prevé la existencia de diferencias de cambio a cancelar, algunas de las cuales estarán documentadas con notas de débitos y otras no.
IMPUESTOS: a partir de ahora, se desdoblan las cuestiones vinculadas con el cálculo de las retenciones y el deposito de las mismas, cuestión que merece mucha atención. Por otro lado, se deberá instrumentar nuevos procesos para devolver las retenciones practicadas por el sistema del aforo automático.
Por último, si bien reconocemos la bondad del régimen y apostamos al éxito del mismo, se requiere que tanto las MiPyMES como las GRANDES EMPRESAS administren cuidadosamente la transición y definan con precisión las cuestiones a abordar.
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