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Facturar en forma electrónica

A partir del 1° de julio, este tipo de facturación será obligatoria para las pymes y emprendedores responsables inscriptos en el IVA. Los puntos esenciales para cumplir con la nueva normativa de la AFIP.

1 Alcance y plazos
La Resolución número 3.749 de la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) dispone la obligación de emitir facturas electrónicas a todos los Responsables Inscriptos en el IVA, salvo que utilicen controladores fiscales o impresoras fiscales (típicamente, como sucede con los comercios de venta al público).
En cuanto a las pymes inscriptas en el monotributo, solo incluye a aquellas con categoría H o superior (que facturen más de $ 240.000 anuales).
"Tampoco quedan alcanzadas las pymes inscriptas en IVA que comercialicen bienes o servicios cuya facturación se realice en un domicilio distinto al del emisor del comprobante", comenta Silvia Tedín, socia del departamento de Pymes y Emprendimientos del estudio SMS (San Martín, Suárez y Asociados).
La normativa entrará en vigencia el 1° de julio, "pero se prevé, para los contribuyentes que puedan tener dificultades para adoptar la nueva modalidad, la posibilidad de informar a la AFIP hasta el 31 de mayo, especificando la fecha en que podrán ponerlo operativo, que no podrá superar el 1° de octubre de este año", destaca la especialista de SMS.

2 Trámite
Se puede realizar online en www.afip.gov.ar e ir a la opción "comprobantes en línea". Esta opción es gratuita pero requiere la emisión ‘manual’ de cada comprobante. También, existen sistemas y aplicativos provistos por terceros para automatizar la emisión de facturas electrónicas, como www. facturacionweb.com.ar, www.telefonica.com.ar o www.neuralsoft. com, entre otras.
Estas soluciones trabajan "en la nube y suelen integrarse a los sistemas de gestión de cobros, para agilizar las transacciones, ya que utilizan los datos pre cargados de los clientes", apunta Matías Anzorena, CIO de FacturaciónWeb.
Además, "permiten personalizar los comprobantes con el logo de la empresa y un mensaje, y su costo depende de la cantidad de usuarios y número de facturas mensuales emitidas, con un sistema de pago por uso", destaca Martín Prubanski del Grupo Telefónica.
Tanto en el sistema de AFIP como en los provistos por terceros, el trámite puede ser realizado por el propio contribuyente aunque, en la mayoría de los casos, esta tarea se deriva a un contador.

3 Código de autorización
La operatoria con facturas electrónicas requiere la emisión de un Código de Autorización Electrónico (CAE) por parte de la AFIP.
Este código, en tanto, es el que otorga valor fiscal al documento electrónico. Es un número similar al Código de Autorización de Impresión (CAI) que también otorga la AFIP al autorizar la impresión de un comprob’ante. "Este código se informa en la factura electrónica consignando su vencimiento, número del comprobante y demás datos de la factura", comenta la especialista Tedín, de SMS.
Es único por facturas tipo A, es decir, uno por cada factura o puede pedirse en lote si los comprobantes son clase B menores a $ 1.000.

4 Qué será del papel
Las facturas electrónicas pueden imprimirse en una hoja simple formato A4, aunque esto no es necesario, ya que quedan resguardadas ‘en la nube’, con los formatos establecidos por la AFIP. "No es necesario imprimirlas para guardarlas ni para que tengan validez legal", remarca Bruno Cosentino, cofundador de Facturación Web.
En tanto, aquellos monotributistas que hubieran informado hasta el 31 de marzo de 2015 la existencia de talonarios pre impresos tipo "C" con anterioridad al 1° de noviembre de 2014, podrán utilizarlos hasta agotarlos aún cuando los mismos no posean un CAI, de acuerdo a los nuevos requerimientos del organismo fiscal.
Aunque a partir de julio los medios de facturación de preferencia serán la factura electrónica y las emitidas por controladores fiscales, los talonarios ya impresos siempre deben guardarse, ya que son el medio de respaldo en caso de que los sistemas web o las impresoras con controlador fiscal no funcionen.

5 Ventajas
La facturación online genera múltiples beneficios. Por empezar, un ahorro de costos en los insumos (toner, papel, sobres). "También disminuye los gastos de distribución, ya que permite enviar las facturas por e-mail", destaca Alejandro Coria, coordinador de Infraestructura en Neuralsoft.
Por otra parte, reduce los costos y espacio destinado a archivos y otorga mayor seguridad a la documentación, ya que genera copias de resguardo y no se encuentra sujeta a inclemencias climáticas, accidentes o incendios. Por otro lado, permite anticipar el cobro, ya que no se ve afectada por los tiempos de la distribución física, y al llegar antes al cliente, posibilita adelantar el pago.
Asimismo, los especialistas consultados afirman que la factura electrónica asegura la recepción de la documentación enviando un aviso automático a su emisor y eficientiza todo el proceso de cobranza.
Pero, por sobre todo, "genera un impacto ambiental positivo al reducir el consumo de papel y energía", apunta Coria, de Neuralsoft.
M.G.E.