La fórmula de la productividad

Reuniones, bandejas de entrada repletas y distracciones varias alejan a las personas del cumplimiento de los objetivos y afectan los resultados finales de la organización. Algunas recetas para el camino hacia la eficiencia.

El tiempo es dinero y, si bien las empresas siempre buscan ganar más con menos recursos, muchas ignoran la cantidad de horas y hasta días por semana que sus talentos destinan a revisar mails, asistir a reuniones, realizar viajes y demás tareas operativas que amenazan la productividad y el desarrollo de la estrategia corporativa.
"Lo que más atenta contra la productividad es todo aquello que nos aleja de nuestros objetivos y nos hace perder de vista a dónde queremos llegar", explica Diego Prado, director de Recursos Humanos de Toyota Argentina, quien asegura que no son las reuniones ni los mails en símismos los que hacen a la empresa más o menos productiva, sino el uso que se haga de ellos.
El estudio global "Manejando su recurso más escaso", de Bain & Company, señala que los ejecutivos de alto rango pasan casi un día por semana respondiendo mails y dos días en reuniones, muchas de ellas improductivas. "Esto representa miles de horas cada año. Las empresas no perciben el tiempo de sus empleados como un recurso finito crítico que es necesario administrar como sí lo hacen con los recursos materiales", advierte Federico Eisner, socio de Bain & Company en la Argentina.
Las compañías no suelen medirlo, pero el 15% del tiempo colectivo de una organización transcurre en reuniones, asegura la investigación de Bain. Si bien estas son importantes, dado que permiten el contacto personal para cerrar acuerdos y negociaciones, también son un arma de doble filo cuando se transforman en burocráticas y pierden el objetivo central de tomar decisiones, afirma Juan Pablo Carrera, director de Negocios de ADBlick Agro. En esa línea, Miguel Terlizzi, director general de Hucap, agrega que, cuando las reuniones son improductivas, se pierden innumerables cantidades de horas y dinero. "Tan solo hay que sumar el costo laboral de las personas que asisten", concluye.
El pecado no son las reuniones en sí, sino los vicios que se manifiestan durante ellas, como el juntarse sin una metodología o una idea clara de cuáles serían los objetivos a cumplir, o el permitir que abrumen las improvisaciones y que los temas no contemplen un objetivo común para todos los asistentes. Por otro lado, muchas veces se dan dinámicas en las que solo hablan los más extrovertidos o los que más poder y autoridad tienen, en desmedro de quienes pueden tener un aporte, una idea o una solución a ciertos temas que harían la reunión más productiva, menciona Terlizzi.
Frente a estas situaciones, algunas empresas han comenzado a establecer reglas para sacar el mayor provecho de sus reuniones sin perder recursos. De esta manera, la fórmula de la productividad consiste, por ejemplo, en asegurarse de que cada reunión esté bien planificada en cuanto a objetivos y resultados, tenga una agenda clara y cuente con los invitados correctos. "Esto significa que sean citados solo los participantes que puedan gestionar o tomar decisiones sobre el tema a tratar", explica Verónica Carabajal, gerente de Talento Unilever Cono Sur.
Otro requisito para algunas compañías es que las reuniones no pueden durar más de una hora y que, cuando sea posible, deben finalizar antes de lo previsto. Además, una condición indispensable es comenzar con puntualidad, aunque no hayan llegado todos los participantes. Si esos 10, 15 o hasta 30 minutos de demora se multiplican por todos los asistentes, resultan en números escandalosos de improductividad, enfatiza Terlizzi.
Para lograr mayor efectividad, haciendo que estos espacios sean únicamente para debatir un tema y llegar a acuerdos, es importante garantizar que todos los integrantes cuenten con la prelectura o preparación previa necesaria para la reunión. Otro punto fundamental es que terminen con una minuta concreta sobre los próximos pasos a seguir y sus responsables. Desde Philips también apelan a que todos los convocados vayan sin celulares ni laptops que pudieran distraerlos y evitar que no estén "100% presentes" en la reunión.
En Kimberly-Clark valoran que aquellas reuniones que se pueden agendar con anticipación ya queden marcadas en los calendarios de los participantes. "De este modo, cada uno pueda organizar su trabajo de la forma más efectiva o bien aprovechar la oportunidad para designar un reemplazo y que el área no pierda representatividad en ese encuentro", explica Cinthia D'Agata, gerente de Recursos Humanos de la compañía en la Argentina.
Toyota implementó, como práctica para evitar algunas de las tradicionales reuniones, la denominada "charla de 5 minutos", que consiste en que, antes de comenzar la jornada de trabajo, cada equipo se reúna por solo cinco minutos. "El líder coordina esta charla con las novedades y prioridades del día, además de monitorear que todos estén listos para trabajar o si alguien necesita soporte", detalla Prado.
Las oficinas con una distribución abierta, en donde hay mesas de trabajo de equipos multidisciplinarios, también afianzan diálogos y decisiones en el día a día que hacen que muchas reuniones formales no sean necesarias, describe D´Agata. En tanto, Carabajal encuentra en la tecnología una forma de reemplazar las reuniones cara a cara y solucionar ciertas dificultades que presentan. "En general, las reuniones virtuales suelen durar menos y se utilizan para resolver temas más puntuales. Este tipo de herramientas ayudan a cambiar, de a poco, los malos hábitos en relación a las reuniones presenciales", enfatiza la ejecutiva.Bombardeo de mailsLas bandejas de entrada repletas de correos electrónicos para leer y responder son otro ejemplo de cómo el mal uso de los mails atenta contra la productividad de las personas. ¿Cuál es el pecado? Según Pablo Rodríguez de la Torre, socio de Pratt Pinet Argentina, es esta tendencia a mandar emails copiando "a medio mundo" que muchas veces genera intercambios larguísimos que no van hacia ninguna solución concreta. "Es importante que los mails sean dirigidos únicamente a aquellas personas involucradas en el tema en cuestión. Se suele perder una importante parte del día contestando correos que no se encuentran directamente vinculados a las tareas principales de cada uno. Desde ADBlick, buscamos que esto no suceda", señala Carrera.
La campaña Simplify que lanzó Philips para minimizar el impacto en la productividad de la empresa aconseja enviar como máximo 30 correos por día. "Además, el 80% de los emails deberían tener como máximo tres líneas", cuenta Diego Otero, gerente de Recursos Humanos de Philips para América del Sur. A su vez, la campaña establece que, cuando es posible, se reemplacen los mails por una llamada telefónica, mientras que, desde Unilever, apelan también a sustituirlos por el chat corporativo.
Más allá del tiempo que lleva leer y responder los correos, en Toyota ven que pueden ser una amenaza para la productividad dado que pueden derivar en malas interpretaciones. "Cuando uno recibe un mail no puede certeramente reconocer el tono con el que se escribió. Por lo tanto, esto puede generar problemas en el relacionamiento entre las personas de la organización, impactando finalmente en la productividad de la empresa", dice Prado. Para evitar este tipo de inconvenientes, la automotriz se respalda en sus oficinas abiertas como una herramienta que facilita la comunicación cara a cara.
Por su parte, IBM se refugia en su tecnología para hacerle frente a las pilas de mails, dado que cuenta con un asistente de correo que, a partir de la forma en que las personas utilizan su correo, agiliza la gestión de mails con opciones de priorización y envíos automáticos de recordatorios de temas pendientes.
Las agendas caóticas también hacen que los empleados no tengan tiempo para dedicarse a lo realmente importante, que suele estar ligado a la estrategia del negocio. Las urgencias hacen que las personas vayan apagando incendios y se confundan las prioridades. "Tener una agenda organizada permite optimizar los tiempos en función de los objetivos buscados, intentando no dedicar más que el tiempo necesario a aquellas tareas que no están directamente vinculadas a los mismos", indica Carrera.
De esta forma, es importante estructurar las agendas de manera clara y selectiva para que todos sepan cómo administrar el uso del tiempo y qué actividades pueden ser reprogramadas o directamente dejadas de lado, agrega Eisner. Para Terlizzi, la clave está en distinguir las tareas importantes de las urgentes, a fin de destinar a cada una el tiempo que las mismas requieran.
Para aquellos corporativos con agendas demasiado cargadas, otra práctica que favorece la productividad en muchos casos es delegar. "Muchas veces debemos reflexionar sobre los puntos fuertes y débiles del proceso de delegación, y observar si lo estamos haciendo de la manera correcta", sugiere el director General de Hucap.
Además, a las tareas diarias se suman las frecuentes interrupciones -por mails, WhatsApp, mensajes y llamados telefónicos, entre otros-, por eso, una buena planificación de cada día también ayuda a administrar mejor estas distracciones, sostiene María Isabel Loaldi, líder de Change & Workforce para IBM América latina de habla hispana.El rol de la tecnologíaLa tecnología también puede jugar a favor o en contra de la productividad. Las videoconferencias son una aliada de las empresas cuando permiten que el ejecutivo no necesite viajar para poder tener una reunión. "Muchas veces, de esta forma, se agilizan los procesos brindando flexibilidad y rapidez en la ejecución", dice Carrera.
La tecnología puede convertirse en un aliado, en tanto brinda la posibilidad de optimizar el procesamiento de datos, liberando tiempo para otras tareas, o cuando permite trabajar de forma colaborativa con carpetas compartidas que facilitan que todo el equipo esté actualizado y sus integrantes puedan aportar a los distintos proyectos.
La forma en que se comparte la información en una empresa también se torna imprescindible a la hora de ahorrar tiempo y ser más efectivos. En Toyota, por ejemplo, utilizan tableros electrónicos en las oficinas que se actualizan con los datos de la producción, lo que les permite a todos los sectores estar informados permanentemente y en simultáneo, y así asegurarse de que estén listos para resolver cualquier inconveniente de manera rápida y eficiente.
A su vez, muchas empresas aprovechan el uso de estas tecnología para reducir la cantidad de reportes y hasta la forma de generarlos, describe de la Torre. "De todas maneras, la tecnología per se no puede resolver ningún problema si no es aplicada en el marco de una estrategia razonable orientada a cumplir con la misión insurgente de la compañía", advierte Eisner.
Más allá de la tecnología, muchas veces los procesos burocráticos que demoran la toma de decisiones y la ejecución de proyectos se deben a estructuras corporativas complejas y rígidas, y empresas sin estrategia, objetivos claros ni visión sistémica. Para terminar con los pecados que derivan de este tipo de organizaciones, algunas compañías están tendiendo a incorporar sistemas y estructuras más simples.
En el caso de General Electric (GE), lo hizo en su estructura ante la necesidad de promover un modelo único de gestión entre países y unidades de negocios, para gestionar de forma más simplificada los procesos, acortar los tiempos y consolidar la operación en estructuras de gestión más ágiles, explica Norma Sáenz, directora Regional de Reclutamiento de GE. A su vez, entre las ventajas que trajo el proceso de simplificación, se destaca la de evitar la repetición de tareas, algo que. en muchas empresas, atenta enormemente contra su productividad.
Desde ADBlick, Carrera encuentra que, para alcanzar mayor flexibilidad y rapidez en la toma de decisión y ejecución, parte de la solución está en contar con líderes de proyecto y tareas bien definidas dentro de un equipo, y con que cada colaborador tenga claro sus objetivos, se apoye en el equipo de trabajo multidisciplinario y sepa discernir aquello que genera valor de aquello que no lo hace.
Cuando los empleados pierden valiosas horas en actividades burocráticas e improductivas, suelen desmotivarse y, a su vez, un empleado desmotivado aumenta la falta de productividad en las empresas, creándose un círculo vicioso. "El talento más selecto busca organizaciones, en lo posible, ágiles y ejecutivas, siendo estos factores que alientan y atraen a la hora de elegir empleador", dice Carabajal.
Paralelamente al deseo de las empresas de maximizar sus recursos, la necesidad de ser productivos se acentúa en los empleados frente a la posibilidad de balancear mejor su vida profesional y personal. "Los horarios flexibles, el poder trabajar desde la casa, los viernes cortos y demás beneficios son herramientas que requieren que cada uno de nosotros sea muy metódico y organizado para poder aprovecharlas al máximo", destaca Damián Cherñavsky, director de Recursos Humanos en Roche Argentina.
Cualquiera sea la fórmula utilizada para revertir o no caer en estos pecados capitales, la consecuencia serán recursos más liberados para ser destinados a asuntos relevantes. Sin embargo, hay que comprender que, en general, se requiere un cambio cultural para que los empleados internalicen por completo nuevos conceptos y procedimientos.
"Sabemos que la suma de las pequeñas acciones puede tener un gran impacto positivo en cómo administramos nuestro tiempo dentro de la oficina. Si bien se van notando mejoras de a poco, no son cambios que se den de un día para el otro. Y, como siempre, el rol del liderazgo en la concientización del uso de las herramientas es clave", concluye Carabajal.
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